Weniger Papier, einfachere Verfahren: Rechnungshof präsentiert Vorschläge für die Modernisierung der Landesverwaltung

„Die Landesverwaltung ist vielfach noch nicht im digitalen Zeitalter angekommen.“ Das sagte die Präsidentin des Rechnungshofs Dr. Cornelia Ruppert heute in Stuttgart anlässlich der Vorstellung des diesjährigen Jahresberichts. Sie bezog sich dabei insbesondere auf zwei aktuelle Prüfungen des Rechnungshofs zu den Prozessen bei der Gehaltsabrechnung für die rund 290.000 Beschäftigten des Landes sowie zum so genannten Mehrbelastungsausgleich für körperschaftliche Waldbesitzende. In beiden Prüfungen sei deutlich geworden, dass die Landesverwaltung noch viel Potential für eine modernere und effizientere Arbeitsweise habe.

Derzeit werden die für die Gehaltsabrechnung relevanten Daten teilweise digital, vielfach aber auch analog in Papierform, per Fax, E-Mail oder telefonisch an das für die Berechnung und Auszahlung der Gehälter zuständige Landesamt für Besoldung und Versorgung weitergegeben. Dies führt zu Medienbrüchen, unnötigem Verwaltungsaufwand und Fehlern. Der Rechnungshof empfiehlt daher der Landesregierung die Festlegung eines Stichtags, ab dem diese Daten ausschließlich digital über bestehende Fachverfahren übertragen werden. Ein maximal dreijähriger Übergangszeitraum soll den Dienststellen ausreichend Zeit geben, ihre Prozesse und Systeme anzupassen. Digitale Lernangebote, zentrale Wissensplattformen und regelmäßige Online-Sprechstunden sollen das involvierte Personal bei der Digitalisierung unterstützen. Der Rechnungshof sieht in der vollständigen Digitalisierung der Gehaltsabrechnung einen wichtigen Schritt, um Bürokratie auch innerhalb der Verwaltung abzubauen und Prozesse zu verschlanken. 

Diese Chance sieht der Rechnungshof auch beim Mehrbelastungsausgleich für körperschaftliche Waldbesitzende. Das Land zahlt an rund 1.900 körperschaftliche Waldbesitzende jährlich 9,4 Millionen Euro als Ausgleich für Mehrbelastungen aus der besonderen Allgemeinwohlverpflichtung aus. Obwohl hierauf ein gesetzlicher Anspruch besteht und den beteiligten Stellen die Antragsdaten mehrheitlich digital vorliegen, muss ein Antrag gestellt und jährlich ein Verwendungsnachweis vorgelegt werden. Zudem werden teilweise Minimalbeträge ausbezahlt, die in keinem wirtschaftlichen Verhältnis zum Verwaltungsaufwand stehen. So betrug im Jahr 2024 bei rund 30 Prozent der Fälle der Auszahlungsbetrag maximal 100 Euro. Die 20 geringsten Beträge lagen zwischen 30 Cent und 3 Euro. Hingegen machten Vorgänge mit Auszahlungsbeträgen von über 500 Euro lediglich 56 Prozent aller Vorgänge, jedoch 99 Prozent des gesamten Auszahlungsvolumens aus. Der Rechnungshof hat daher eine Bagatellgrenze von 5 Hektar Fläche vorgeschlagen – das entspricht in 2024 einem Auszahlungsbetrag von 150 Euro. Zudem hat der Rechnungshof aufgezeigt, wie das Verwaltungsverfahren mittelfristig vollständig digitalisiert, automatisiert und beim Regierungspräsidium Freiburg konzentriert werden kann. Dieser Schritt würde die unteren Forstbehörden und die Waldbesitzenden annähernd vollständig entlasten.

Präsidentin Dr. Ruppert zog das folgende Fazit: „Digitalisierung darf sich nicht darauf beschränken, Papierformulare durch PDFs zu ersetzen, sondern erfordert das kritische Hinterfragen und die konsequente Neugestaltung von Prozessen entlang der digitalen Möglichkeiten.“ Wenn Digitalisierung im Ergebnis nicht zu mehr Bürokratie und zu mehr Aufwand führen soll, müsse die Landesverwaltung konsequent alte Zöpfe abschneiden. „Nur so lassen sich die Vorteile der Digitalisierung voll ausschöpfen“, unterstrich Dr. Ruppert.