Rechnungshof nimmt Organisation der Regierungspräsidien unter die Lupe

Karlsruhe: Der Rechnungshof hat der Landesregierung und dem Landtag seine BeratendeÄußerung

„Organisationsuntersuchung bei den Regierungspräsidien des Landes“

vorgelegt. Der Bericht gibt Auskunft, wie die Regierungspräsidien ihre Organisationsstrukturen weiter entwickeln können, um eine noch bessere und effizientere Aufgabenerledigung zu erreichen.

Von den insgesamt über 9.000 Mitarbeitern der vier Regierungspräsidien des Landes hat der Rechnungshof 3.000 Mitarbeiter befragt, welche Tätigkeiten sie konkret ausüben und in welchem Umfang. Der Schwerpunkt der Untersuchung lag bei den Steuerungs- und Unterstützungsleistungen. Darunter versteht man die internen Aufgaben im Bereich von Organisation, Personalverwaltung, Haushalt, IT-Einsatz sowie Inneren Diensten, wie zum Beispiel die Schreibdienste und Registraturen.

Mit Hilfe der durch die Mitarbeiterbefragung gewonnenen Daten war es möglich, für die Regierungspräsidien steuerungsrelevante Kennzahlen zu bilden und diese mittels Benchmarking miteinander zu vergleichen. Daraus ergaben sich Hinweise, bei welchem Regierungspräsidium die Aufgaben mit dem geringsten Zeit- und Kostenaufwand erledigt werden und wie sich die anderen Präsidien an diesem Beispiel orientieren können.

Die Poststellen und Registraturen der Regierungspräsidien wurden einer intensiven Analyse unterzogen. In den beiden Bereichen sind insgesamt 415 Mitarbeiter mit 232 Vollzeitäquivalenten beschäftigt. Die Aufgaben kosten das Land 14 Mio. Euro pro Jahr. Der Rechnungshof sieht bei den Poststellen und Registraturen Optimierungspotenzial: Zum einen weisen die Fallzahlen, die jeder Mitarbeiter zu erledigen hat, große Spannweiten auf. Zum anderen fehlen häufig Regelungen zur internen Organisation. Die Untersuchungsergebnisse und Vorschläge des Rechnungshofs bieten eine gute Grundlage für kurzfristig realisierbare Verbesserungen. Auf diese Weise könnten 2,3 Mio. Euro eingespart werden. Ein Beispiel: Bei den Regierungspräsidien sind jährlich 7,7 Mio. Poststücke zu bearbeiten. Bei dem Regierungspräsidium Karlsruhe kostet die Bearbeitung einer Postsendung im Durchschnitt 0,23 Euro und stellt damit den niedrigsten Wert im Vergleich dar. Diese Kennzahl dient als Benchmark für die anderen Regierungspräsidien, bei denen die Bearbeitung einer Postsendung im Durchschnitt bis zu 0,62 Euro kostet. Die Untersuchung zeigt, dass größere Poststellen die Aufgabe wirtschaftlicher erledigen, da sich Arbeitsabläufe besser organisieren und durch Einsatz von Technik optimaler unterstützen lassen.

Der Rechnungshof hat nicht nur die Steuerungs- und Unterstützungsleistungen der Regierungspräsidien untersucht. Mit der Abteilung Schule und Bildung wurden exemplarisch auch die Aufgaben einer Fachabteilung unter die Lupe genommen. Diese Abteilung wurde im Zuge der Verwaltungsstrukturreform 2005 in die Regierungspräsidien integriert. In den Schulabteilungen sind 750 Mitarbeiter im Umfang von 555 Vollzeitäquivalenten beschäftigt. Von diesen Beschäftigten sind ein Drittel vorwiegend für die Personalangelegenheiten der 120.000 Lehrer an öffentlichen Schulen eingesetzt. Die gebildeten Kennzahlen zu den Verwaltungskosten je Lehrer bzw. Schüler und zur Personalbetreuung der Lehrkräfte geben im Vergleich zwischen den Regierungspräsidien wichtige Hinweise, wie Aufgaben noch effektiver erledigt werden können. Der Präsident des Rechnungshofs Max Munding kündigt an, gemeinsam mit den Schulabteilungen Strategien für eine bessere Unterstützung der Fachkräfte durch Assistenzeinheiten zu entwickeln. Die Untersuchung habe gezeigt, dass die Regierungspräsidien die Herausforderungen der Verwaltungsstrukturreform mit der Integration neuer Dienststellen bei gleichzeitigem Personalabbau aktiv angenommen und erfolgreich umgesetzt hätten. Bei den Verantwortlichen in den Regierungspräsidien bestehe eine hohe Bereitschaft, die Vorschläge des Rechnungshofs umzusetzen und die Verwaltungsabläufe weiter zu verbessern.

Für die Regierungspräsidien als Bündelungsbehörden mit umfassenden Aufgabenzuständigkeiten sind die Steuerungs- und Unterstützungsleistungen von besonderer Bedeutung. „Mit unserer Untersuchung haben wir den Regierungspräsidien Grundlagen und Methoden an die Hand gegeben, wie sie den Organisationsentwicklungsprozess erfolgreich fortsetzen können“, so der Direktor beim Rechnungshof Professor Dr. Dieter Kiefer. Mit dieser Querschnitts-Analyse sei ein Anfang gemacht, um mit Hilfe belastbarer und aussagefähiger Kennzahlen die Aufgabenerledigung zu verbessern. Diese Vorgehensweise sollte Schritt für Schritt auf alle Fachabteilungen übertragen werden.