Rechnungshof empfiehlt Verbesserungen bei Landes-IT und Verwaltungsdigitalisierung

Karlsruhe/Stuttgart: Die Finanzkontrolle beleuchtet die IT des Landes und die Verwaltungsdigitalisierung regelmäßig aus unterschiedlichen Perspektiven. Ein Fokus liegt dabei auf Themen mit grundsätzlicher Bedeutung - etwa zu Fragen der strategischen Ausrichtung der Landes-IT, zum Prozess der IT-Bündelung oder zu Fragen der Informationssicherheit. Daneben nimmt die Finanzkontrolle auch die Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung in einzelnen Projekten oder bei einzelnen Förderprogrammen in den Blick.

Lernmanagementsysteme als Teil der Digitalen Bildungsplattform
In der Denkschrift 2023 widmet sich der Rechnungshof beispielsweise dem Projektmanagement bei der „Digitalen Bildungsplattform“, der im Zuge der Digitalisierung von Schule und Unterricht eine wesentliche Rolle zukommt. Das Kultusministerium hat das Folgeprojekt zu „ella“ grundsätzlich gut aufgestellt.

Der Rechnungshof bewertet den modularen Aufbau der Bildungsplattform positiv. Zentrales Element des Moduls „Unterricht und Lernen“ sind die Lernmanagementsysteme, von denen den Schulen derzeit zwei verschiedene Lösungen angeboten werden. Auch wenn dies unter pädagogischen Aspekten sinnvoll sein kann, führt der Parallelbetrieb zu Doppelaufwand, etwa bei der Weiterentwicklung, bei Fortbildungen oder beim Support. Unter rein wirtschaftlichen Aspekten läge nahe, sich perspektivisch für nur eines der beiden Systeme zu entscheiden. Die Landesregierung sollte - unter Berücksichtigung der fachlichen bzw. pädagogischen Eignung - prüfen, ob das Angebot zweier Systeme dauerhaft erforderlich ist.

Aktuell ist eine freiwillige Nutzung der „Digitalen Bildungsplattform“ für öffentliche Schulen vorgesehen. Eine Beteiligung der überwiegend kommunalen Schulträger an den Kosten der „Digitalen Bildungsplattform“ sieht das Kultusministerium nicht vor. Der Rechnungshof empfiehlt, eine Kostenbeteiligung der Kommunen anzustreben.

IT-Unterstützung in den Förderverfahren „Jugendsozialarbeit an Schulen“ und „Zuschüsse für mittelstands- und handwerkspolitisch wichtige Maßnahmen“
Die Landesregierung hat ihre Anstrengungen bei der Verwaltungsdigitalisierung in den letzten Jahren intensiviert. Die Prüfungen des Rechnungshofs zeigen allerdings regelmäßig, dass an vielen Stellen noch erheblicher Handlungs- oder Nachholbedarf besteht. Dies gilt für rein landesinterne Prozesse, aber auch für Verfahren, an denen Bürger, Unternehmen oder Kommunen als Förderantragsteller beteiligt sind.

So ist das Antrags- und Bearbeitungsverfahren für das Förderprogramm „Jugendsozialarbeit an Schulen“ in hohem Maße von Medienbrüchen und manuellen Arbeitsschritten geprägt. Das Antragsformular ist zwar online verfügbar, muss aber vom Antragsteller ausgedruckt und in Papierform eingereicht werden. Auch bei Folgeanträgen sind vielfach Angaben erforderlich, die der Bewilligungsstelle bereits aus früheren Anträgen vorliegen. Ein stärker digitalisiertes Antragsverfahren würde eine erhebliche Zeitersparnis bei der Antragstellung und Antragsprüfung erbringen. Mit dem Fördermittel-Bearbeitungs- und Informationssystem (FöBIS) verfügt das Land über ein leistungsfähiges Instrument zur durchgehend digitalen Bearbeitung von Förderverfahren. Mittelfristig sollte die Förderabwicklung auf FöBIS umgestellt werden.

Dies gilt auch für die vom Rechnungshof geprüften mittelstands- und handwerkspolitischen Fördermaßnahmen, die mit Standard-Bürosoftware abgewickelt werden. Eine durchgehende medienbruchfreie digitale Bearbeitung ist auch bei diesen Förderungen nicht möglich.

IT des Landesarchivs Baden-Württemberg
Ziel der vor rund zehn Jahren angestoßenen IT-Neuordnung ist es, durch Zentralisierung und Professionalisierung effiziente Strukturen zu schaffen. Hier ist in den vergangenen Jahren viel erreicht worden. Die Praxis zeigt aber, dass die Bündelung von Aufgaben bei einem zentralen Dienstleister und die Standardisierung, beispielsweise von Verfahren, an verschiedenen Stellen auf Hemmnisse stößt.

Die IT des Landesarchivs wird größtenteils nicht durch den zentralen Dienstleister BITBW betrieben. Selbst für Standardaufgaben werden IT-Verfahren eingesetzt, die von den ansonsten in der Landesverwaltung verwendeten Produkten abweichen. Dies führt zu Ineffizienzen und ggf. später zu Inkompatibilitäten. Angesichts der spezifischen Aufgaben des Landesarchivs werden zwar auch weiterhin Sonderlösungen notwendig sein. Zumindest für die Standard-IT sollte eine Migration zur BITBW vorbereitet werden.

IT der Regierungspräsidien
Mit der Prüfung der IT der Regierungspräsidien setzt der Rechnungshof die Prüfungsreihe zur Umsetzung der IT-Neuordnung fort. Die Regierungspräsidien nehmen als Mittelbehörden zahlreiche Aufgaben für verschiedene Fachbereiche der Landesverwaltung wahr. Entsprechend groß ist die Vielfalt der dort eingesetzten IT-Fachverfahren und IT-Systeme.

Angesichts großer Projekte wie der Umsetzung des Online-Zugangsgesetzes und der Registermodernisierung oder der Fachverfahrensmodernisierung steht die IT der Regierungspräsidien auch weiterhin vor großen Herausforderungen. Der Rechnungshof empfiehlt vor diesem Hintergrund, ein geeignetes Projektmanagementwerkzeug einzusetzen.