Dienstreisemanagement muss kostengünstiger gestaltet werden

Karlsruhe/Stuttgart. „Das Dienstreisekostenmanagement des Landes muss verbessert und konstengünstiger gestaltet werden. Kosten einer Dienstreise werden noch immer vor Ort bei der einzelnen Behörde, also in über 1.000   verschiedenen Stellen abgerechnet. Würden diese Abrechnungen zentral bei einer Stelle im Land vorgenommen, könnten nach unseren Berechnungen bis zu 120 Personalstellen abgebaut werden,“ konstatierte Martin Frank, der Präsident des Rechnungshofs Baden-Württemberg, bei der Vorstellung der Denkschrift 2004 vor Journalisten in Stuttgart. Nach Franks Worten könnten damit jährlich Kosten in Höhe von 8,2 Mio. € eingespart werden.

Zu diesem Ergebnis kommt der Rechnungshof aufgrund einer   Querschnittsuntersuchung aus dem Jahr 2003. Danach werden in den   Verwaltungsdienststellen, Hochschulen und Berufsakademien jährlich rd. 712.000 Reisekostenanträge dezentral bearbeitet. Diese bisher dezentrale Aufgabenwahrnehmung hat vielfach zu einer unwirtschaftlichen Aufgabenerledigung geführt. Allein für die Teilaufgabe „Festsetzung der Reisekostenvergütung“ werden landesweit rechnerisch 219 Vollzeitkräfte eingesetzt. Dies verursacht Personalkosten von über 15,3 Mio. € im Jahr. Abgerechnet werden jährlich im Durchschnitt 3.411 Reisekostenvergütungsanträge je Vollzeitkraft.

Die Verwaltungskosten je abgerechnetem Antrag betrugen 34 €. Bei einem durchschnittli-chen Auszahlungsbetrag von 100 € lagen die Gesamtkosten für die verwaltungsmäßige Abwicklung einer Dienstreise bei 34 %. Den erheblichen Aufwendungen bei den indirekten Kosten, zu denen hauptsächlich die verwaltungsmäßige Abwicklung der Dienstreise zählt, wurde bisher wenig Beachtung geschenkt. „In Zeiten knapper Mittel muss das Land allerdings versuchen, die internen Kosten, die bei der Erbringung einer Verwaltungsleistung infolge des Einsatzes von Personal und Sachgütern entstehen, weiter zu senken,“ fordern die Finanzkontrolleure.

Die Finanzkontrolleure haben Vorschläge zur Gestaltung des Dienstreisemanagements gemacht. Die Organisationsmodelle sehen eine stärkere Zentralisierung des Abrechnungsverfahrens und die Festsetzung der Reisekosten durch hierfür spezialisierte Fachkräfte vor. Sie fordern daher eine Bündelung der Aufgaben in einer zentralen Reisekostenabrechnungsstelle, möglichst beim Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV) in Fellbach. Dort sind schon seit Jahren die Aufgaben zur Beihilfeabrechnung erfolgreich zentralisiert und alle relevanten und personenbezogenen Daten vorhanden. Des Weiteren soll die landeseigene Software unter Einbindung eines neu entwickelten Antragsmoduls zügig zu einem „integrierten Workflow-Verfahren Dienstreisen“ weiter entwickelt werden. Den Dienstreisenden kann   dadurch ein papierloses Antrags- und Erstattungsverfahren am Bildschirmarbeitsplatz zur Verfügung gestellt werden, wodurch der Erfassungsaufwand in den Abrechnungsstellen des Landes entfällt.

Bei der vorgeschlagenen Konzentration der Reisekosten-, Trennungsgeld- und Umzugskos-tenbearbeitung im LBV mit optimierten Abläufen und entsprechender DV-Unterstützung lassen sich jährlich mindestens 7.000 Abrechnungen je Vollzeitkraft realisieren. Dadurch könnten allein im Bereich der Reisekostenabrechnungen rd. 120 Personalstellen mit jährlichen Kosten (einschließlich Versorgungszuschlägen und anteiligen Sachkosten) in Höhe von 8,2 Mio. € eingespart werden.

Die Vorschläge der Karlsruher Kontrollbehörde sind mittlerweile vom Finanzministerium aufgegriffen worden. Dort wird derzeit geprüft, wie die Abrechnung von Dienstreisen zentralisiert und die Abrechnung über die Datenverarbeitung weiter vereinfacht werden kann.