Die Universität Karlsruhe sollte ihre Gebäudereinigung optimieren

Karlsruhe/Stuttgart: „Die Universität Karlsruhe gab im Jahr 2005 allein für die Gebäudereinigung rund 5 Mio. € aus. Diese Summe sollte Anlass genug geben, um hier über eine Optimierung nachzudenken. Wir haben an der Universität bei unserer Untersuchung ein jährliches Einsparpotenzial von 1,5 Mio. € aufgezeigt“, gab Martin Frank, der Präsident des Rechnungshofs, heute vor Journalisten in Stuttgart bekannt.

Die Finanzkontrolle hat in der Vergangenheit die Wirtschaftlichkeit der Gebäudereinigung im Land mehrmals geprüft und dabei große Einsparpotenziale aufgezeigt. Die Universitäten waren bisher in diese Untersuchungen nicht einbezogen. Die Universität Karlsruhe hat es durch jahrzehntelangen Verzicht auf eine öffentliche Ausschreibung der Fremdreinigungsleistungen versäumt, durch diesen Wettbewerb marktgerechte Preise zu erzielen. Zudem gibt es weder bei der Universität intern noch landesweit ein Controllingsystem auf der Basis aussagefähiger Kennzahlen zu Kosten- und Leistungsdaten für die Reinigung. Dies hat die Verschleierung der vorhandenen organisatorischen Mängel begünstigt und zu der jahrelangen unwirtschaftlichen Verfahrensweise geführt. Die nun erstmals bei einer Universität durchgeführte Prüfung hat gezeigt, dass auch in diesem Bereich durch entsprechende Organisationsmaßnahmen hohe Einsparungen möglich sind.

An der Universität Karlsruhe war im Jahr 2005 eine Bodenfläche von insgesamt 341.727 m² zu reinigen. Rund 40 % der Fläche wurde dabei durch eigene Beschäftigte gereinigt, 60 % der Fläche durch externe. Die Universität wandte hierfür knapp 5 Mio. € auf. Diese Werte ergaben für die Eigenreinigung im Jahr 2005 Kosten je gereinigtem Quadratmeter Bodenfläche in Höhe von 17,26 €/m², für die Fremdreinigung 12,52 €/m². Zwar hatte die Universität seit dem Jahr 2000 einen Optimierungsprozess zur Verbesserung der Wirtschaftlichkeit ihrer Gebäudereinigung eingeleitet, kam dabei jedoch über Einzelmaßnahmen nicht hinaus.

Erst im Jahr 2005 wurden alle Räume neu vermessen und in ein Raumbuch aufgenommen. Für die fremd gereinigten Flächen wurden die Reinigungsanforderungen neu definiert und die Reinigungshäufigkeit verringert. Diese Daten bildeten dann die Grundlage für eine europaweite Ausschreibung der Fremdreinigungsleistungen. Ab dem Jahr 2006 konnten dann die Kosten auf 7,22 €/m² gesenkt werden, was zu einer jährlichen Ersparnis von über 1 Mio. € führt. Mit diesem Wert liegt die Fremdreinigung an der Universität Karlsruhe sogar noch unter dem Durchschnitt von 7,70 €/m², der in allen Landesgebäuden außer Kliniken und Universitäten erreicht wird. Diese Kostenersparnis hätte sich mit einer früheren Ausschreibung schon viel eher realisieren lassen.

Auch bei der Eigenreinigung sollten die Kosten durch entsprechende Maßnahmen reduziert werden. Für die Reinigung von 128.969 m² Bodenfläche muss die Universität rund 2,2 Mio. € im Jahr aufwenden. Die Kosten von 17,26 €/m² im Jahr 2005 liegen weit über den oben genannten Fremdreinigungskosten, was zum Teil allerdings auch auf höhere Qualitätsanforderungen oder erhöhte Schwierigkeitsgrade bei der Eigenreinigung zurück zu führen sein könnte. Die Finanzkontrolleure gehen derzeit bei der Universität Karlsruhe von einem kurzfristig zu realisierenden Einsparpotenzial von 0,4 Mio. € aus. Dazu ermittelten sie anhand von Kennwerten, dass die Eigenreinigung mit Kosten von 14,00 €/m² möglich sein müsste, was noch immer über den durchschnittlichen Kosten der Eigenreinigung im Regierungsbezirk Karlsruhe von lediglich 12,84 €/m² liegt. Nach Erfahrungswerten aus den anderen Prüfungen wären längerfristig sogar höhere jährliche Einsparungen denkbar. Hierzu wäre es nötig, dass bei der Universität ein internes Reinigungscontrolling aufgebaut wird.

Angesichts der hohen finanziellen Belastung der Universitäten durch die Gebäudereinigung regt der Rechnungshof weiter an, die wesentlichen Kosten- und Leistungskennzahlen der Universitäten im Land an zentraler Stelle regelmäßig zusammen zu führen. Auf diese Weise könnten die Universitäten bei der Steuerung der Wirtschaftlichkeit ihrer Gebäudereinigung beispielsweise durch ein regelmäßiges universitätsübergreifendes Benchmarking unterstützt werden.