Beim Kopieren können jährlich 2,7 Mio. € eingespart werden

Karlsruhe/Stuttgart. "Das Land und seine Einrichtungen könnten beim Einsatz von Kopierern rechnerisch bis 2,7 Mio. € im Jahr sparen, wenn Wirtschaftlichkeitsanalysen vor deren Beschaffung oder Einführung sorgfältig durchgeführt würden. Insbesondere durch verstärkte öffentliche Ausschreibung könnte dieser Bereich weiter optimiert werden. Hierbei sollten die Kopierer nicht von jeder einzelnen Behörde, sondern gemeinsam über einen Beschaffungspool gekauft werden. Dadurch könnte erheblich gespart werden, da die höhere Nachfrage regelmäßig zu günstigeren Einkaufspreisen führt," so Martin Frank, der Präsident des Rechnungshofs Baden-Württemberg, vor Journalisten in Stuttgart bei der Vorstellung der Denkschrift 2002.

In der Landesverwaltung werden jährlich rd. 650 Mio. Kopien gefertigt; hierfür werden rd. 11,9 Mio. € pro Jahr aufgewendet. Trotz dieser beachtlichen Beträge werden Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen nur in geringem Umfang durchgeführt. Durch fundierte Ausschreibungen, optimale Vertragsgestaltungen und Poolbildungen lassen sich rechnerisch jährlich 2,7 Mio. € einsparen. Hierzu hat der Rechnungshof konkrete Empfehlungen vorgelegt und geeignete Formen von Wirtschaftlichkeitsanalysen dargestellt.

Bei den 924 in die Querschnittsuntersuchung einbezogenen Dienststellen des Landes lassen sich Einsparungen in Höhe von jährlich 1,4 Mio. €. erzielen. Davon entfallen rd. 1,05 Mio. € auf die Verwaltungsdienststellen und rd. 0,35 Mio. € auf die Hochschulen und Berufsakademien. Bei genereller Umstellung der Kauf- und Leasinggeräte auf Mietgeräte würde sich das Einsparpotenzial um rd. 100.000 € auf 1,5 Mio. € jährlich erhöhen. Hochgerechnet auf alle Dienststellen des Landes ergibt sich ein Einsparpotenzial von rd. 2,7 Mio. € je Jahr. Der Berechnung der Einsparpotenziale wurde der jeweilige Benchmark der Beschaffungsarten Miete, Kauf bzw. Leasing zu Grunde gelegt.

Bei den untersuchten Landeseinrichtungen werden jährlich von rd. 74.216 Mitarbeitern auf 3.428 Kopiergeräten rd. 342,5 Mio. Kopien gefertigt. 414 der Geräte waren gekauft, 2.973 gemietet und lediglich 40 geleast. Für die Nutzung der Geräte (ohne Ausgaben für Papier, Strom und Raumkosten) entstanden im Jahr 2000 Kosten von rd. 6,6 Mio. €.

Nur in sechs Ressorts wurde für die Beschaffung von 1.045 Geräten (30 %) eine Öffentliche Ausschreibung durchgeführt. 1.553 Geräte (45 %) wurden im Rahmen einer Beschränkten Ausschreibung und 743 Geräte (22 %) im Wege der Freihändigen Vergabe beschafft. Vollständige Vergabevermerke waren die Ausnahme. Bei Geräten, die im Wege der öffentlichen Ausschreibung beschafft wurden, lagen die Durchschnittskosten je Kopie bei 1,65 Cent, bei der beschränkten Ausschreibung bei 1,83 Cent und bei der freihändigen Vergabe bei 2,36 Cent.

Aufbauend auf einer Querschnittsuntersuchung des Staatlichen Rechnungsprüfungsamts Karlsruhe im Regierungsbezirk Karlsruhe hat der Rechnungshof landesweite Erhebungen bei 924 Landesdienststellen zur Wirtschaftlichkeit des Kopierereinsatzes durchgeführt. Die Auswahl der Dienststellen erfolgte mit dem Ziel, einen nach strukturellen, quantitativen und regionalen Gesichtspunkten repräsentativen Querschnitt zu erhalten. Dabei wurden die Vertragsformen (Kauf, Miete, Leasing), die Vergabe und die von den Dienststellen durchgeführten Wirtschaftlichkeitsberechnungen überprüft. Auf Basis dieser repräsentativen Untersuchung konnten

• fundierte Aussagen zur Wirtschaftlichkeit der eingesetzten Geräte gemacht 
• Kennzahlen gebildet
  
• das mögliche Einsparpotenzial im Untersuchungsbereich aufgezeigt 
• eine Hochrechnung auf die gesamte Landesverwaltung durchgeführt und 
• insgesamt Folgerungen und Gestaltungsempfehlungen abgeleitet werden. 

Ziel der landesweiten Erhebung war auch die Bildung von Kennzahlen als Orientierungs- und Vergleichsmaßstab. In den Verwaltungsdienststellen werden rd. 4.220 Kopien je Mitarbeiter und bei den Hochschulen und Berufsakademien rd. 6.535 Kopien je Mitarbeiter erstellt. Auf einem Kopiergerät wurden in den Verwaltungsdienststellen im Durchschnitt 92.300 Kopien/Jahr, in den Hochschulen und Berufsakademien 139.000 Kopien/Jahr gefertigt. Hochgerechnet auf die gesamte Landesverwaltung einschließlich Hochschulbereich ist von insgesamt rd. 650 Mio. Kopien je Jahr auszugehen.

Die Untersuchung wurde getrennt nach Verwaltungs- und Hochschulbereich und Berufsakademien vorgenommen und kam zu folgendem Ergebnis:

Verwaltungsdienststellen:

Die insgesamt günstigsten Konditionen konnten dadurch erzielt werden, dass Behörden die Beschaffung der Kopiergeräte auch für die nachgeordneten Dienststellen zentral ausgeschrieben, vergeben und einen einheitlichen Vertrag geschlossen haben. Mit diesen sog. Pool-Mietverträgen konnten durchschnittliche Kosten von 1,88 Cent/Kopie erreicht werden. Bei Mietgeräten mit Einzelmietvertrag lagen die durchschnittlichen Kosten bei 2,11 Cent/Kopie. Kopien auf Kaufgeräten lagen durchschnittlich bei 2,64 Cent/Kopie und auf Leasinggeräten bei 3,84 Cent/Kopie. Bei einzelnen Dienststellen kostete eine Kopie bis zu 15,24 Cent.

Hochschulen und Berufsakademien

Bei den Mietgeräten in Poolverträgen lagen die durchschnittlichen Kosten bei 1,35 Cent/Kopie; bei Geräten mit Einzelmietvertrag bei 1,84 Cent/Kopie; bei Kaufgeräten bei 1,22 Cent/Kopie und bei Leasinggeräten bei 4,34 Cent/Kopie.