Management der IT-Lizenzen in der Landesverwaltung Baden-Württemberg

Denkschrift 2021, Beitrag Nr. 8 (Kapitel 0304)

Der Rechnungshof untersuchte das Management der IT-Lizenzen in der Landesverwaltung. Ausgangspunkt war die Aufgabe der BITBW, nicht fachspezifische Programme zu beschaffen und die entsprechenden Softwarelizenzen zu managen. Demgegenüber waren fachspezifische Softwarelizenzen, Lizenzen für die steuerliche IT und die des gesamten Hochschulbereichs von den Dienststellen bzw. Hochschulen selbst zu beschaffen und zu managen.

Die BITBW hatte ein Lizenzmanagement etabliert, welches revisionssichere und einheitliche Prozesse zur Verwaltung, Wahrnehmung und Durchsetzung der Nutzungsrechte der Softwarelizenzen ermöglichte. Hierfür benötigte sie erhebliche externe Unterstützung, die nach Ansicht des Rechnungshofs durch verstärkten Einsatz eigenen Personals reduziert werden könnte.

Die von den Dienststellen beschafften Softwarelizenzen wurden auch dezentral gemanagt; hierzu gab es keine landeseinheitlichen Vorgaben. Ein schneller und umfassender landesweiter Überblick über vorhandene Lizenzen war deshalb nicht möglich. Weitgehend unbekannt war auch, welche Programme und Lizenzen tatsächlich genutzt werden, weil dies nicht systematisch erfasst wurde. Durch einen landesweiten Pool könnten ungenutzte Lizenzen an einer Stelle mit entsprechenden Bedarfen an anderer Stelle ausgeglichen werden.

Die im Land eingesetzte SAP-Software mit ihren zugehörigen Lizenzen wurde aus Haushaltsmitteln des Finanzministeriums bezahlt. Verursachergerecht wurden die Kosten für den Betrieb und die Lizenzen lediglich auf die Landesbetriebe und den Hochschulbereich umgelegt. Für die Kernverwaltung des Landes war keine Kostenerstattung vorgesehen, obwohl das Haushaltsrecht grundsätzlich eine Verrechnung vorsah.

Parlamentarische Behandlung

Der Landtag hat die Landesregierung gebeten,

1.verstärkt landeseigenes Personal für das Lizenzmanagement einzusetzen,

2.das dezentrale Management von Lizenzen schrittweise aufzulösen und das landesweite Lizenzmanagement entlang der Empfehlungen des Rechnungshofs auszubauen,

3.Prozesse einzuführen, mit denen nicht genutzte Software erkannt werden kann,

4.einen Lizenzpool zu bilden, der eine ressortübergreifende Nutzung nicht benötigter Lizenzen ermöglicht,

5.die Kosten für Lizenzen entsprechend § 61 Landeshaushaltsordnung auf Grundlage der tatsächlichen Nutzung zu verrechnen,

6.die Nachfolge für die im Standardarbeitsplatz benötigten Office-Produkte mit hoher Priorität vorzubereiten, da diese nur noch bis Oktober 2025 ohne Zusatzkosten mit Sicherheitsupdates versorgt werden.

Reaktion der Landesregierung

Parlamentarische Erledigung

Der Beitrag ist noch nicht parlamentarisch erledigt. Die Landesregierung hat dem Landtag über das Veranlasste bis zum 31.12.2022 zu berichten.

Letzte Änderung dieses Artikels: 13.06.2022