IT-gestützte Registraturverfahren und die landeseinheitliche elektronische Akte

Denkschrift 2017, Beitrag Nr. 6 (Mehrere Einzelpläne)

Seit 1998 ist das IT-Verfahren „Dokumenten und Schriftgut-Verwaltungssystem“ (DSV) eines der Grundverfahren, welches von allen Behörden der Landesverwaltung zu nutzen ist. 2006 hatte das Finanzministerium dessen Modernisierung initiiert. Die neue Version DSV-neu wird nach den E-Government-Standards zentral vom Landeszentrum für Datenverarbeitung (LZfD) betrieben.

Die Umstellung auf DSV-neu war noch nicht vollständig vollzogen. Auch nutzten nicht alle Ministerien das LZfD als Betreiber. Das LZfD hatte nicht mit allen Kunden eine Servicevereinbarung geschlossen und es gab keine einheitliche Preisgestaltung. Neben DSV und DSV-neu wurden in einigen Verwaltungsbereichen artverwandte Systeme angewandt.

Der Landessystemausschuss beschloss am 12.02.2014 die „baldmöglichste Einführung einer führenden elektronischen Akte (E-Akte) einschließlich elektronischer Vorgangsbearbeitung zur Ablösung der papiernen Akte“.

Nach dem im Dezember 2015 verabschiedeten E-Government-Gesetz Baden-Württemberg sollen die Behörden des Landes ab 01.01.2022 die Akten elektronisch führen, sofern die für die Umsetzung der elektronischen Aktenführung notwendigen Haushaltsmittel durch den Landtag rechtzeitig bereitgestellt werden.

Die Prüfung des Rechnungshofs sollte Hinweise für den Betrieb von DSV-neu bis zur Einführung einer elektronischen Akte geben. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Finanzierung wurden untersucht und Hinweise aus Sicht des Rechnungshofs erarbeitet.

Parlamentarische Behandlung

Der Landtag hat die Landesregierung gebeten, die Empfehlungen des Rechnungshofs umzusetzen, insbesondere den Betrieb von DSV-neu beim Landeszentrum für Datenverarbeitung zu konsolidieren und die Aufwände nach Vollkostenrechnung einheitlich abzurechnen. Der Übergang des Betriebs zur Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg sollte auch unter wirtschaftlichen Aspekten geprüft werden.

Die Landesregierung sollte die Einführung der E-Akte BW mit aller Kraft vorantreiben, die zugrundeliegenden Prozesse optimieren und die dafür erforderlichen Ressourcen auch für den späteren Betrieb bereitstellen.

Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung während der Projekt- und der anschließenden Betriebsphase der E-Akte BW sollten bei neuen Erkenntnissen fortgeführt, Einsparpotenziale ermittelt und nach Inbetriebnahme realisiert werden.

Reaktion der Landesregierung

Die Landesregierung hat berichtet, dass sie den konsolidierten Betrieb von DSV-neu beim LZfD für dessen Kunden bis zur Ablösung durch die E-Akte BW belasse. Die Betriebskosten würden künftig einheitlich gegenüber den Nutzern abgerechnet.

Der Einführung der E-Akte BW messe die Landesregierung eine hohe Bedeutung zu. Sie würde deshalb große Anstrengungen unternehmen, um alle Belange dieses großen Vorhabens für die gesamte Landesverwaltung abzudecken. Dazu gehöre auch die Fortführung der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung.

Parlamentarische Erledigung

Der Beitrag ist noch nicht parlamentarisch erledigt. Die Landesregierung hat dem Landtag bis 08.11.2019 erneut zu berichten.

Letzte Änderung dieses Artikels: 22.01.2019