IT-gestützte Registraturverfahren und die landeseinheitliche elektronische Akte
Seit 1998 ist das IT-Verfahren „Dokumenten und Schriftgut-Verwaltungssystem“ (DSV) eines der Grundverfahren, welches von allen Behörden der Landesverwaltung zu nutzen ist. 2006 hatte das Finanzministerium dessen Modernisierung initiiert. Die neue Version DSV-neu wird nach den E-Government-Standards zentral vom Landeszentrum für Datenverarbeitung (LZfD) betrieben.
Die Umstellung auf DSV-neu war noch nicht vollständig vollzogen. Auch nutzten nicht alle Ministerien das LZfD als Betreiber. Das LZfD hatte nicht mit allen Kunden eine Servicevereinbarung geschlossen und es gab keine einheitliche Preisgestaltung. Neben DSV und DSV-neu wurden in einigen Verwaltungsbereichen artverwandte Systeme angewandt.
Der Landessystemausschuss beschloss am 12.02.2014 die „baldmöglichste Einführung einer führenden elektronischen Akte (E-Akte) einschließlich elektronischer Vorgangsbearbeitung zur Ablösung der papiernen Akte“.
Nach dem im Dezember 2015 verabschiedeten E-Government-Gesetz Baden-Württemberg sollen die Behörden des Landes ab 01.01.2022 die Akten elektronisch führen, sofern die für die Umsetzung der elektronischen Aktenführung notwendigen Haushaltsmittel durch den Landtag rechtzeitig bereitgestellt werden.
Die Prüfung des Rechnungshofs sollte Hinweise für den Betrieb von DSV-neu bis zur Einführung einer elektronischen Akte geben. Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und die Finanzierung wurden untersucht und Hinweise aus Sicht des Rechnungshofs erarbeitet.
Parlamentarische Behandlung
Der Landtag hat die Landesregierung gebeten, den Betrieb von DSV-neu beim Landeszentrum für Datenverarbeitung zu konsolidieren und die Aufwände nach Vollkostenrechnung einheitlich abzurechnen. Der Übergang des Betriebs zur Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg sollte auch unter wirtschaftlichen Aspekten geprüft werden.
Des Weiteren sollte die Einführung der E-Akte BW mit aller Kraft vorangetrieben, die zugrundeliegenden Prozesse optimiert und die dafür erforderlichen Ressourcen auch für den späteren Betrieb bereitgestellt werden.
Die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung während der Projekt- und der anschließenden Betriebsphase der E-Akte BW sollten bei neuen Erkenntnissen fortgeführt, Einsparpotenziale ermittelt und nach Inbetriebnahme realisiert werden.
Zur landeseinheitlichen E-Akte sollte künftig im Kontext der IT-Neuordnung berichtet werden.
Reaktion der Landesregierung
Die Landesregierung hat berichtet, das LZfD habe für seine Kunden den Betrieb von DSV-neu durch Migration auf die neue DSV-Version konsolidiert. Die Vollkosten des Betriebs würden auf Basis von Kundenvereinbarungen abgerechnet. Der Betrieb von DSV-neu werde beim LZfD für dessen Kunden bis zur Ablösung durch die E-Akte BW belassen.
Seit mehr als einem Jahr arbeite die Stabsstelle Projekt Landeseinheitliche E-Akte BW (StEA) mit dem Gewinner der Ausschreibung. Vertraglich geforderte Konzepte seien in den letzten Monaten erstellt und freigegeben worden. Die Pilotphase habe im Innenministerium begonnen und schließe sechs weitere Pilotbehörden ein. Sie solle im Mai 2020 abgeschlossen sein.
Ferner solle die nach dem Zuschlag angepasste Wirtschaftlichkeitsbetrachtung kontinuierlich fortgeschrieben werden.
Parlamentarische Erledigung
Der Landtag hat den Bericht der Landesregierung zur Kenntnis genommen und das parlamentarische Verfahren am 12.03.2020 beendet.
Bewertung Zielerreichung
Die Konsolidierung des Verfahrens wurde letztlich nicht erreicht. Zwar ist eine Umstellung aller Kunden des LZfD auf eine einheitliche Version von DSV-neu erfolgt; der notwendige Betriebsübergang an die BITBW im Zuge der IT-Neuordnung unterblieb. Im Hinblick auf die Einführung der E-Akte erscheint das dennoch richtig. In den zukünftigen Migrationen von DSV-neu zur landeseinheitlichen E-Akte wird es jedoch zu erhöhten Aufwänden kommen, da drei Betreiber von DSV (LZfD, BITBW und privater Dienstleister) einbezogen werden müssen.
Der ursprüngliche Plan, die E-Akte zum 01.01.2022 einzuführen, kann nicht umgesetzt werden. Vielmehr sollen sich die Einführungs-Projekte zur elektronischen Aktenführung für Behörden des Landes (ohne Polizei) bis mindestens ins Jahr 2023 verlängern; für die Polizei steht der entsprechende Zeitplan noch nicht fest.
Die Landesregierung wurde gebeten, zur Fortentwicklung der E-Akte im Rahmen der Berichterstattung zur IT-Neuordnung zu berichten.
