[8] Poststellen und Registraturen der Regierungspräsidien
Bei den vier Regierungspräsidien waren 44 Poststellen und 69 Registraturen ein-gerichtet. Die dortigen 415 Mitarbeiter wurden in die Untersuchung des Rechnungshofs einbezogen. Die Gesamtausgaben für die Poststellen und Registraturen betrugen 14,5 Mio. Euro je Jahr. Bei den Poststellen wurden 7,7 Mio. Postfälle, bei den Registraturen 4,3 Mio. Registraturfälle jährlich bearbeitet. Die Registraturen verwalteten insgesamt 2,3 Mio. Akten und bearbeiteten 46 Kilometer Akten.
Der Rechnungshof schlug für die Schriftgutverwaltung, die Poststellen und die Registraturen konkrete Maßnahmen zur Optimierung der Aufgabenerledigung vor. Er bildete für die Poststellen und Registraturen Kennzahlen zur Beurteilung des Personaleinsatzes und für Benchmark-Vergleiche. Die Spannweiten zwischen den niedrigsten und den höchsten Werten waren groß. Sie zeigten dringenden organisatorischen und personellen Handlungsbedarf und die Notwendigkeit von Detailanalysen auf. Das Benchmarking ergab ein Optimierungspotenzial von mindestens 42 Stellen bzw. 2,6 Mio. Euro je Jahr.
Parlamentarische Behandlung
Der Landtag hat die Landesregierung gebeten, die Vorschläge des Rechnungshofs umzusetzen. Insbesondere sollten für die Arbeit in den Poststellen und Registraturen Standards und einheitliche Abläufe festgelegt und das vom Land eingeführte Softwareprogramm flächendeckend eingesetzt werden. Der Personalbedarf sollte neu berechnet und zeitnah umgesetzt und die Optimierungspotenziale generiert werden. Längerfristig sollte ein digitales Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem angestrebt werden.
Reaktion der Landesregierung
Die Landesregierung hat mitgeteilt, die Regierungspräsidien hätten für die Registraturen und Poststellen Standardabläufe definiert und eine Registraturordnung entworfen. Das Dokumenten- und Schriftgutverwaltungssystem solle flächendeckend eingesetzt werden. Die Wirksamkeit organisatorischer Maßnahmen solle künftig über Kennzahlen (Betreuungsquoten) gesteuert werden. Qualitative Aspekte sollen mit berücksichtigt werden. 35 Stellen seien in den Registraturen und Poststellen eingespart worden.
Parlamentarische Erledigung
Der Landtag hat den Bericht der Landesregierung zur Kenntnis genommen und das parlamentarische Verfahren am 13.10.2011 beendet.
Bewertung Zielerreichung
Die Regierungspräsidien haben die Vorschläge des Rechnungshofs aufgegriffen und den Organisationsentwicklungsprozess fortgeführt. Die Grundforderungen des Rechnungshofs, Bearbeitungsstandards, Standardabläufe zu entwickeln und festzulegen, das Dokumenten- und Schriftgutverwaltungssystem flächendeckend einzuführen und personelle Optimierungspotenziale zu generieren, wurden soweit wie möglich bereits umgesetzt. Der Wegfall von 35 Personalstellen entspricht Einsparungen von 2,2 Mio. Euro je Jahr.
