[2] Dienstreisemanagement
Der Rechnungshof stellte 2003 fest, dass landesweit insgesamt 1.500 Mitarbeiter mit der Bearbeitung von Dienstreisen beschäftigt waren. Die durchschnittliche Erledigungsquote lag bei 3.411 Fällen je Vollzeitäquivalent (VZÄ). Durch die Bündelung dieser Aufgaben könnte nach Auffassung des Rechnungshofs eine Erledigungsquote von 7.000 Abrechnungen je VZÄ erreicht werden. Der Rechnungshof erarbeitete dazu mehrere Szenarien und schlug ein Workflow-Verfahren zur Antragstellung und Abrechnung von Dienstreisen vor. Ein Szenario sah die Aufgabenbündelung beim Landesamt für Besoldung und Versorgung vor. Ursprünglich lag das Optimierungspotenzial bei 118 VZÄ. Aufgrund der Verwaltungsstrukturreform und der Anpassung des Zielwerts auf 6.000 Abrechnungen je VZÄ in der Aufbauphase, verringerte sich das Optimierungspotenzial auf 36 VZÄ.
Parlamentarische Behandlung
Der Landtag hat die Landesregierung gebeten, die Zuständigkeiten für die Festsetzung und Abrechnung von Reisekosten, Trennungsgeld und Umzugskosten nach Möglichkeit bei einer zentralen Reisekostenstelle zu bündeln. Der beim Landesamt für die Aufgabenerledigung notwendige Personalbedarf wurde vom Finanzministerium - in Abstimmung mit dem Rechnungshof und den Ressorts - auf 101 VZÄ für die Aufbauphase festgelegt. Er wurde im Zuge der Verwaltungsstrukturreform auf 131,5 Stellen erhöht. Die Landesregierung wurde gebeten, den vorgesehenen Personalbedarf im Hinblick auf die rationellere Bearbeitung zu reduzieren. Die Fallzahlen und der Personalbedarf sollten nach der Anlaufphase angepasst werden.
Reaktion der Landesregierung
Nach der Mitteilung der Landesregierung ist das Landesamt seit Januar 2009 für das Reisekostenmanagement zuständig. Mit Ausnahme des Justizministeriums und des Wissenschaftsministeriums rechnen alle Ressorts und der Landtag über das Landesamt ab. Nach anfänglicher Skepsis habe die Akzeptanz unter den Bediensteten deutlich zugenommen, auch wegen der kurzen Bearbeitungszeit. Bei den Ressorts seien bis 2016 131,5 Stellen abzubauen. Bis Ende 2011 waren 31 Stellen realisiert. Die Gesamtfallzahl der Erledigungen liege bei den Dienstreiseabrechnungen aktuell bei 6.800 Fällen je VZÄ. Im Bereich Abrechnung seien aktuell 11,5 Stellen weniger besetzt als bewilligt. Es sei angebracht, die Personalauslastung und somit den endgültigen Personalbedarf erst nach vollständiger Übernahme aller vorgesehenen Ressorts zu prüfen.
Parlamentarische Erledigung
Der Landtag hat die Berichte der Landesregierung zur Kenntnis genommen und das parlamentarische Verfahren am 11.10.2012 beendet.
Bewertung Zielerreichung
Reisekosten, Trennungsgeld und Umzugskosten beim Landesamt zentral zu bearbeiten, hat sich bewährt. Das eingeführte Workflow-Verfahren wurde weiterentwickelt und benutzerfreundlicher gestaltet. Konkrete Aussagen zum Personalbedarf können ohne eine analytische Personalbedarfsberechnung nicht abschließend getroffen werden. Hierzu führt der Rechnungshof 2013 eine Personalbedarfsprüfung durch. In diese wird auch der Ausbau des Risikomanagements einbezogen. Der vereinbarte Personalabbau in den Ressorts ist umzusetzen.
