Verwaltungsinterne Dienstleistungen der Universitäten Freiburg, Heidelberg, Konstanz und Tübingen

Denkschrift 2018, Beitrag Nr. 21 (Kapitel 1410, 1412, 1414 und 1415)

Der Rechnungshof prüfte den Personaleinsatz für verwaltungsinterne Dienstleistungen in den Universitäten Freiburg, Heidelberg, Konstanz und Tübingen. Neben den zentralen Universitätsverwaltungen wurden teilweise auch dezentrale Einrichtungen in die Prüfung einbezogen.

Auf der Grundlage von Aufgabenkatalogen hatte der Rechnungshof den Personaleinsatz ermittelt, Kennzahlen gebildet und die Daten analysiert. Hierbei wurden verschiedene Aufgaben identifiziert, die hinsichtlich der Struktur und Aufgabenerledigung vergleichbar waren. Für diese Aufgaben wurde ein Benchmarking durchgeführt, das im Ergebnis ein Optimierungspotenzial von 34 Vollzeitäquivalenten ergab.

Darüber hinaus hatte der Rechnungshof unter anderem die Aufbau- und Ablauforganisation beim Dienstreisemanagement und der Personalgewinnung analysiert. Durch eine Verschlankung und stärkere elektronische Unterstützung der Arbeitsabläufe könnten diese Aufgaben effizienter wahrgenommen werden. Beim Dienstreisemanagement könnte durch die Einführung eines vollelektronischen Workflows die Fallbearbeitung deutlich effizienter gestaltet werden. Daneben regte der Rechnungshof auch eine Bündelung des Dienstreisemanagements, z. B. beim Landesamt für Besoldung und Versorgung, an. Auch bei der Personalgewinnung könnten standardisierte Online-Bewerbungsverfahren die Effizienz steigern. Für die geprüften Aufgabenfelder wurde ein weiteres Optimierungspotenzial von 18 Vollzeitäquivalenten festgestellt.

Bei der Innenrevision hingegen hielt der Rechnungshof den Personaleinsatz mit Blick auf die Aufgaben und Budgets der Universitäten für zu gering. Um die Durchführung der Leitungs-, Kontroll- und Überwachungsaufgaben der Universitätsleitungen zu unterstützen, sollte die Innenrevision mit angemessener Personalstärke ausgestattet sein.

Durch einen effizienteren Einsatz der Personalressourcen könnten Überlasten einzelner Bereiche reduziert und für die Digitalisierung von Verwaltungsverfahren eingesetzt werden. Darüber hinausgehende Optimierungspotenziale sollten bei künftigen Budgetbemessungen berücksichtigt werden.

Parlamentarische Behandlung

Der Landtag hat die Landesregierung gebeten, die Organisationsvorschläge des Rechnungshofs aufzugreifen. So sollten die Reisevorbereitungen und die Abrechnungen im Dienstreisemanagement im gesamten Hochschulbereich durch ein standardisiertes elektronisches Workflowverfahren effizienter gestaltet werden. Daneben sollte das Verfahren zum Dienstreisemanagement bei einer Dienststelle gebündelt und geprüft werden, ob die Aufgaben auch beim Landesamt für Besoldung und Versorgung angesiedelt werden könnten. Die Geschäftsprozesse zur Personalgewinnung sollten durch standardisierte IT-Verfahren unterstützt und diese unter Koordination einer Universität entwickelt werden. Des Weiteren sollte die Innenrevision der Universitäten durch eine angemessene Personalausstattung gestärkt werden. Die vom Rechnungshof aufgezeigten Optimierungspotenziale sollten bei künftigen Budgetbemessungen berücksichtigt werden.

Reaktion der Landesregierung

Die Landesregierung hat mitgeteilt, dass die Universitäten die Chancen und wesentlichen Vorteile der Digitalisierung des Reisemanagements erkannt hätten.

Die Universitäten würden jedoch den Einsatz der Software HIS RKA anstelle der beim zentralen Dienstreisemanagement beim Landesamt für Besoldung und Versorgung eingesetzten Software DRIVE-BW favorisieren. Die Universitäten würden auch eine zentrale Bündelung des Dienstreisemanagements beim Landesamt für Besoldung und Versorgung und eine Zentralisierung auf Universitätsebene ablehnen. Die Universitäten würden dies mit differierenden Anforderungen im Dienstreisegenehmigungs- und Abrechnungsprozess begründen.

Die Vereinheitlichung der Verfahren zur Personalgewinnung stünden für die Universitäten in einem Spannungsverhältnis, da die Profilschärfung der einzelnen Universitäten ein wesentlicher Faktor für den Erfolg innerhalb der Exzellenzstrategie des Bundes sei. Der Weg der Universitäten zur Digitalisierung der Personalauswahl- und Einstellungsprozesse würde durch die Empfehlungen des Rechnungshofs bestätigt. IT-unterstützte Personalgewinnungsprozesse seien bei einem Großteil der Universitäten in der Entwicklung, ebenso sei die geforderte strukturelle Zusammenarbeit durch Informations- und Erfahrungsaustausche intensiviert worden.

Die Sicherstellung einer leistungsfähigen Innenrevision sei für das Wissenschaftsministerium als auch für die Universitäten ein wichtiges Anliegen. Mit der Personalausstattung einzelner Universitäten sei bereits begonnen worden.

In den Universitätsverwaltungen bestünden keine personellen Einsparpotenziale. Durch den effizienteren Einsatz von Personalressourcen könne die Überlast in anderen Bereichen jedoch reduziert werden. Daneben sei die Stärkung der Universitätsverwaltungen angesichts zusätzlicher und komplexer Aufgaben Gegenstand der aktuellen Verhandlungen zum Hochschulfinanzierungsvertrag II. Zudem führe die Digitalisierung von Verwaltungsverfahren zunächst zu einem erhöhten Aufwand und es sei fraglich, ob, aufgrund des erforderlichen höherqualifizierten Mitarbeiterbedarfs, überhaupt eine Effizienzrendite erzielt werden könne. Die Organisationsvorschläge des Rechnungshofs seien von den Universitäten aufgenommen worden. Nur durch die dadurch gewonnenen Synergien seien die anstehenden Digitalisierungsprojekte mit der vorhandenen Personalausstattung realisierbar.

Parlamentarische Erledigung

Der Landtag hat den Bericht der Landesregierung zur Kenntnis genommen und das parlamentarische Verfahren am 12.03.2020 beendet.

Bewertung Zielerreichung

Die Empfehlungen des Rechnungshofs wurden zum Teil umgesetzt. Die Argumentation der Universitäten, dass personelle Einsparpotenziale zunächst für den Personalmehrbedarf für die Digitalisierung von Verwaltungsverfahren eingesetzt werden, ist nachvollziehbar. Zur Bereitschaft der Universitäten zur Bündelung von Aufgaben oder gemeinsamen Softwarelösungen bzgl. des Dienstreisemanagements oder der Personalgewinnung an einer Universität wurden Bedenken geäußert.

Letzte Änderung dieses Artikels: 21.07.2020