Bürokommunikationssystem im Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz [Beitrag Nr. 12]

Die Prüfung des Bürokommunikationssystems im Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz bestätigt die Strategie des Rechnungshofs zur „IT-Konsolidierung in einem IT-Zentrum“. Ein zentralisierter Betrieb im Informatikzentrum Landesverwaltung Baden-Württemberg bringt Kostenvorteile.

1 Ausgangslage

Der Betrieb des Bürokommunikationssystems ist keine Kernaufgabe des Ministeriums für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz. Trotzdem betreibt es sein Bürokommunikationssystem selbst. Für die Bürokommunikation wurde weder die Dienstleistung seines IT-Fachzentrums, des heutigen Geodatenzentrums im Landesamt für Geoinformation und Landentwicklung, noch eines der beiden IT-Zentren bisher genutzt.

Dies entspricht nicht

  • den Empfehlungen des Rechnungshofs aus der Beratenden Äußerung vom August 2009 zur „Neuausrichtung der Organisation der Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) in der Landesverwaltung“ (Landtagsdrucksache 14/5032) und
  • der Beschlusslage des Landtags, durch die die Landesregierung ersucht wird, die IT in einem einheitlichen Systemhaus zu bündeln (Landtagsdrucksache 14/5503).

2 Prüfungsergebnisse

2.1 Aufgabenerfüllung

Das Bürokommunikationssystem des Ministeriums für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz funktioniert gut. Das liegt an einem langjährig eingespielten Team, einer intensiven Anwenderbetreuung und an der Unterstützung externer Dienstleister. Das Ministerium hat die Personalausstattung während der Prüfung reduziert.

Einige Aufträge an Externe waren allerdings angesichts der eigenen Personalressourcen unnötig. Außerdem waren einzelne dieser Aufträge nicht vergabekonform.

2.2 Wirtschaftlichkeit

Der Rechnungshof hat die Betriebskosten mit den Kosten bei Betrieb der Bürokommunikation durch das Informatikzentrum Landesverwaltung Baden-Württemberg (IZLBW) verglichen. Das IZLBW hat dazu auf Basis seines IT-Service-Katalogs (Stand: März 2012, Version 1.0) eine Preisinformation erstellt. Die enthaltenen Leistungen sind mit dem Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz abgestimmt. Das Vergleichsergebnis spricht für den Betrieb durch das IZLBW.

Eine Vergleichsberechnung mit anderen IT-Dienstleistern erfolgte nicht, weil die bekannten laufenden Verträge und Preise nicht ausreichend aktuell sind.

Der Betriebskostenvergleich basiert einheitlich auf einer Vollkostenrechnung. Danach liegen die Kosten für den Betrieb durch das Ministerium bei 178 Euro (je IT-Arbeitsplatz und Monat). Sie sind damit höher als die Kosten bei Betrieb durch das IZLBW mit 168 Euro (je IT-Arbeitsplatz und Monat).

Einige Anforderungen und Leistungen ließen sich vorausschauend nicht exakt benennen.

Dazu gehören insbesondere

  • der Aufwand für das Bereitstellen von nicht im Standard enthaltener Software durch den Dienstleister als Vorbereitung für automatisierte Installationen,
  • das Bereitstellen von ersatzbeschaffter Technik,
  • das Übertragen und Anpassen vorhandener Daten und Einstellungen auf neue Geräte sowie
  • das Abbauen und Deinstallieren ausgedienter Geräte am Arbeitsplatz.

Solche mengen- und qualitätsabhängigen Kosten hat der Rechnungshof pauschal veranschlagt.

Unberücksichtigt ist die Ankündigung des IZLBW, dass einzelne Preise als Ergebnis aktueller Ausschreibungen und Neukalkulationen ab 2013 sinken sollen. Der Betrieb durch das IZLBW wird dadurch im Vergleich zukünftig eher günstiger.

Das Ministerium hat ein internes Outsourcing an das IZLBW bereits seit Längerem vorgesehen, aber noch nicht vollzogen. Laufende Leasing-Verträge erlauben einen Wechsel zum IZLBW erst Ende 2013. Die Haushaltsansätze im Staatshaushaltsplan 2013/2014 sind noch nicht angepasst.

3 Empfehlungen

Der Betrieb des Bürokommunikationssystems des Ministeriums für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz ist auf das IZLBW zu übertragen.

Beim Ministerium sind 2,75 Vollzeitäquivalente einzusparen und die notwendigen Sachmittel für die Leistungsentgelte an das IZLBW bereit zu stellen. Beim IZLBW ist die notwendige Personalkapazität zu schaffen.

4 Stellungnahme des Ministeriums

Das Ministerium für Ländlichen Raum und Verbraucherschutz erklärte, dass es den Betrieb des Bürokommunikationssystems in den zentralen Betrieb beim IZLBW überführen wolle. Es befinde sich bereits in der Verhandlungsphase. Das erste Projektgespräch habe am 19.12.2012 stattgefunden.

Die haushaltsmäßige Umsetzung in das interne Outsourcing wolle das Ministerium nach der abschließenden vertraglichen Vereinbarung im Rahmen des Haushaltsvollzugs innerhalb des informationstechnischen Gesamtbudgets durchführen.