1 Vorbemerkung

Die Universitäten benötigen zur Erfüllung ihrer Aufgaben zahlreiche verschiedene Gegenstände und Dienstleistungen im Wert von jährlich etwa 500 Mio. DM. Mit der Beschaffung dieser Güter sind mehr als 1 000 Einrichtungen in den Universitäten betraut; über 40 000 Beschaffungsvorgänge sind hierfür erforderlich.

Das Beschaffungswesen der Universitäten ist nicht einheitlich organisiert. Jede Universität hat ihre Beschaffungsorganisation weitgehend autonom in Übereinstimmung mit ihrer organisatorischen Grundstruktur (dezentral bzw. zentral) gestaltet und in unterschiedlichem Umfang ihren Einrichtungen eigene Gestaltungsmöglichkeiten eingeräumt. Zwischen den Universitäten bestehen daher insofern erhebliche Unterschiede, die sich sowohl in der Aufbau- als auch in der Ablauforganisation niederschlagen.

Der RH hat in einer Querschnittsuntersuchung diese unterschiedlichen Organisationsstrukturen der Beschaffung untersucht und sich dabei auch mit der Beteiligung der Universitäten an der gemeinsamen Beschaffung durch die Regierungspräsidien sowie mit der gemeinsamen Beschaffung von DV-Zubehör durch das Universitätsklinikum Freiburg befasst.

Dazu wurden typische Strukturen und Vorgänge sowie deren wechselseitige Beziehung erhoben. Aus der Untersuchung werden einige wesentliche Themen dargestellt.

2 Grundlegende Organisationsstruktur

Die meisten Universitäten sind dezentral strukturiert. Dementsprechend sind ihre wissenschaftlichen Einrichtungen mit der Befugnis zur Bewirtschaftung der ihnen zugewiesenen Mittel und mit der Kompetenz zum selbständigen Einkauf der meisten Waren und Dienstleistungen ausgestattet. Die wissenschaftlichen Einrichtungen sind somit dezentrale Beschaffungsstellen, die eigenverantwortlich alle mit den Beschaffungen verbundenen Aufgaben von der Feststellung des Bedarfs bis hin zur Ausfertigung der Kassenanweisung wahrnehmen. Ein nach Art und Umfang von Universität zu Universität unterschiedlicher Teil der Einkaufszuständigkeit bleibt zentralen Beschaffungsstellen vorbehalten.

Bei zwei der neun Universitäten des Landes werden die meisten, insbesondere die verwaltungstechnischen Aufgaben der Beschaffung zentral erledigt. Die Entscheidungen darüber, was beschafft wird und die Budgetverantwortung sind jedoch auch den wissenschaftlichen Einrichtungen übertragen.

Die Wirtschaftlichkeit der Beschaffungsorganisation wird maßgeblich durch den Personalaufwand, die Bearbeitungsverfahren und die technischen Ausstattungen bestimmt. Gesicherte Erkenntnisse darüber, ob unter wirtschaftlichen Aspekten ein zentrales oder ein dezentrales Beschaffungswesen vorzuziehen ist, hat die Untersuchung nicht ergeben. Dabei ist zu beachten, dass das Beschaffungswesen mit anderen Bereichen der jeweiligen Universität verflochten ist und deshalb seine Struktur nicht dem allgemeinen Organisationsgefüge der Universität widersprechen sollte.

3 Aufgabenwahrnehmung in der Beschaffung

3.1 Darstellung

Die Universitäten widmen den größten Anteil ihrer für die Beschaffung aufgewendeten Kapazität den operativen Beschaffungsaufgaben. Die Arbeit aller Beschaffungsstellen ist daher hauptsächlich auf die Abwicklung einzelner Aufträge gerichtet. Soweit die zentralen Beschaffungsstellen strategische Aufgaben wahrnehmen, geschieht dies in nur begrenztem Umfang und beschränkt sich vor allem auf die Marktbeobachtung, das Führen von Lieferanten- und Artikellisten sowie das Abschließen von Rahmenverträgen.

Eine systematische und umfassende Analyse des gesamten wissenschaftlichen wie nichtwissenschaftlichen Bedarfs findet sich an keiner Universität. Es fehlen daher durchgängige Auswertungen des Bedarfs, gegliedert nach Produkten, Lieferanten, Volumen, Anwendungsmöglichkeiten und Nutzern. Eine Produktstandardisierung wird nur in Einzelfällen vorgenommen.

3.2 Bewertung und Empfehlung

Eine wirtschaftliche Beschaffung erfordert intensive strategische Maßnahmen. Durch die Analyse des Beschaffungsvolumens und der Bedarfsstruktur sind die Waren- oder Dienstleistungsbereiche festzustellen, bei denen mit größeren Beschaffungsmengen und Standardisierungen sowie durch den Abschluss von Rahmenverträgen günstigere Preise erzielt werden können oder eine Rationalisierung des Beschaffungsprozesses möglich ist. Der RH empfiehlt

• den Schwerpunkt der Tätigkeit der allgemeinen zentralen Beschaffungsstellen auf die strategische Beschaffung zu verlagern und dazu eine Beschaffungsstatistik einzuführen, die u. a. auch eine Analyse der Beschaffungsstruktur ermöglicht.

Bei Universitäten mit dezentraler Beschaffung kann durch Rahmenverträge vor allem erreicht werden, dass größere Abnahme- oder Umsatzmengen mit günstigeren Preisen für die einzelnen Artikel zustande kommen. Für die wissenschaftlichen Einrichtungen wird die Beschaffung einfacher, weil sie den günstigsten Anbieter nicht im Einzelfall ermitteln müssen.

Dazu sollten Rahmenverträge

• hinreichend übersichtlich sein sowie vollständige Produktinformationen und Preisangaben enthalten,

• nicht nur Rabattsätze, sondern Einkaufspreise enthalten, damit der Einkäufer diese nicht jeweils über Zusatzlisten errechnen muss, selbst wenn er nur einen Preisvergleich durchführt,

• alle Waren und Dienstleistungen der gleichen Art umfassen und den wissenschaftlichen Einrichtungen nicht mehrere Rahmenverträge oder Rabattvereinbarungen bzw. Preislisten zur Verfügung gestellt werden, da sie sonst trotz dieser Informationen immer noch den Aufwand für die Auswahl des günstigsten Lieferanten haben.

Neben dem Instrument der Rahmenverträge, die in gewissen Zeitabständen jeweils neu auszuschreiben sind, können auch mit Hilfe der Standardisierung von Produkten Ausgaben minimiert sowie Beschaffungsprozesse und ggf. die Lagerhaltung vereinfacht werden. Dies ist vor allem bei häufig benötigten Produkten möglich, insbesondere bei Büromöbeln, Büro- und Laborgeräten und sonstigen Artikeln des Büro-, Werkstätten- und Laborbedarfs. Die Standardisierung ist dabei nicht nur die Voraussetzung dafür, dass möglichst große Beschaffungsmengen derselben Artikel und damit günstige Preise erreicht werden; sie wirkt sich vielmehr auch vorteilhaft auf die Folgekosten aus. Auf Grund der Einrichtung mit standardisierten Büromöbeln können z. B. bei Umzügen Möbeltransporte vermieden werden; bei Ausrüstung mit standardisierten Bürogeräten werden einheitliche Verbrauchsartikel hierfür benötigt, die wegen der dann größeren Menge preiswert bezogen werden können; auch Wartungen und Reparaturen können dadurch preiswerter werden. Insbesondere beim Geschäftsbedarf und bei Möbeln haben einige Universitäten bereits Standardisierungen vorgenommen.

Der RH empfiehlt

• alle häufig oder in großer Zahl benötigten Waren und Dienstleistungen, insbesondere Möbel, Bürogeräte, Geschäftsbedarf und bestimmte wissenschaftliche Geräte - soweit dies noch nicht geschehen ist - weitestgehend zu standardisieren, Rahmenverträge abzuschließen und die betreffende Einkaufszuständigkeit auf die Verwendungsstellen zu übertragen,

• für alle weiteren Waren und Dienstleistungen, soweit sinnvoll, ebenfalls Rahmenverträge abzuschließen.

4 Arbeitsabläufe

Die Organisation der Arbeitsabläufe hängt von der jeweils bestehenden Aufbauorganisation, der Zuständigkeitsverteilung, den zu beschaffenden Gütern, der Art und Weise der Aufgabenerledigung in den dezentralen Einrichtungen sowie dem Grad und der Art der Rechnerunterstützung ab. Der RH hat empfohlen, die Abwicklung der Finanzbewegungen zwischen einzelnen Einrichtungen der Universität zu vereinfachen. Solche Finanzbewegungen entstehen dadurch, dass die einzelnen Einrichtungen über ein eigenes Budget verfügen und verschiedene Leistungen untereinander verrechnen. Vergleichbare Vorgänge werden mit Anwendung der kostengerechten Zuordnung von Leistungen auf die einzelnen Einrichtungen zunehmen.

4.1 Buchung universitätsinterner Verrechnungen

Die Universitätskassen sind sowohl für die Buchungen von Einnahmen und Ausgaben der Universitäten als auch für die Zahlungsvorgänge zuständig. Nach den haushaltsrechtlichen Vorschriften müssen indes nicht nur Zahlungsvorgänge mit Stellen außerhalb der Universitäten, sondern auch - wegen der Rechnungslegung - diejenigen universitätsinternen Finanzbewegungen von den Kassen abgewickelt werden, bei denen verschiedene Haushaltstitel berührt sind. Darüber hinaus buchen die Universitätskassen jedoch auch solche universitätsinternen Finanzbewegungen, die nicht verschiedene Titel betreffen.

Die Verrechnungen zwischen Universitätseinrichtungen werden also wie Zahlungsvorgänge behandelt, sodass diese die Buchungen nicht selbst vornehmen können, sondern Kassenanordnungen erstellen müssen, welche die Kasse abwickelt. Bei den Kassen ist regelmäßig für das Budget jeder wissenschaftlichen Einrichtung, ggf. auch für größere Untergliederungen, ein sog. Buchungsabschnitt eingerichtet.

Für die Erfassung der internen Buchungen reichen allerdings die eingerichteten Buchungsabschnitte nicht immer aus. Deshalb haben wissenschaftliche Einrichtungen für ihre Untergliederungen (z. B. Lehrstühle) und sogar für jedes Projekt zusätzlich eigene Unterbudgets eingerichtet. Diese Unterbudgets werden allerdings nicht von den Kassen verwaltet, weil die Zahl der Buchungsabschnitte wegen des damit verbundenen Arbeitsaufwands und aus Gründen der Kassensicherheit (Kontrolle der Unterschriftsbefugnisse bei den Kassenanweisungen) nicht beliebig ausgeweitet werden kann. Diese Unterbudgets werden daher manuell oder mit Hilfe von DV-Standardprogrammen oder selbst erstellten Buchungsprogrammen von den einzelnen Einrichtungen selbst geführt. Die Daten der Unterbudgets müssen mit den Daten des jeweiligen Buchungsabschnitts abgestimmt werden.

4.2 Bewertung und Empfehlung

Die beschriebene Praxis der internen Verrechnungen über die Kasse bedingt, dass hierfür jeweils Kassenanordnungen mit dem vorgeschriebenen Inhalt erstellt und alle Kassensicherheitsbestimmungen beachtet werden müssen. Außerdem wird die Kasse mit erheblich mehr Buchungsvorgängen belastet, als dies an sich erforderlich wäre. Der dadurch erzeugte Aufwand könnte vermieden werden, wenn die internen „Verrechnungen“ und ggf. die Korrektur fehlerhafter Belastungen nicht über die Kassen, sondern direkt zwischen den Budgets vorgenommen würden. Bei diesem Verfahren könnten Budgets auch für Drittmittelprojekte eingerichtet werden.

Eine solche Verfahrensumstellung hat künftig aus zwei Gründen sogar noch mehr Bedeutung: Die Anzahl solcher Verrechnungen, die nicht verschiedene Titel betreffen, wird erheblich zunehmen. Zum einen durch die Reduzierung der Universitätshaushalte auf wenige Titel, zum anderen dadurch, dass das Konzept der dezentralen Budgetverantwortung und die damit verbundene Transparenz des Ressourcenverbrauchs durchgängig die verursachungsgerechte Zuordnung zentral finanzierter Leistungen erfordert.

Der RH empfiehlt,

• die interne Verrechnung von den Einrichtungen direkt buchen zu lassen und die Kassen nur mit den nach §§ 79, 80 LHO vorgeschriebenen Finanzbewegungen zu befassen,

• nach Einführung dieses Verfahrens gesondert geführte Unterbudgets aufzugeben,

• die vorstehenden Empfehlungen bei der Konzeption und Implementierung neuer Haushalts- und Mittelbewirtschaftungssysteme zu berücksichtigen,

• nach der Verfahrensumstellung die für die Budgetbuchungen bisher eingesetzte Personalkapazität in den Universitätskassen abzubauen.

5 Lagerhaltung

An vier Universitäten des Landes bestehen zentrale Läger für Büro- und Verbrauchsmaterial. Dafür entstehen Kosten des Lagers für Personal, Raum, Sachmittel und kalkulatorische Zinsen für den Lagerbestand sowie für die Anforderung und Verteilung der Materialien. Diese Kosten sind nur gerechtfertigt, wenn die Eigenversorgung durch eine zentrale Lagerhaltung wirtschaftlicher ist als andere Versorgungskonzepte. Der RH hat daher auf der Basis der ihm zugänglichen Daten die Kosten der jeweiligen Lagerhaltung den möglichen Preisvorteilen gegenübergestellt. Danach bestehen Zweifel an der Wirtschaftlichkeit der Läger. Hierbei war allerdings zu berücksichtigen, dass die Wirtschaftlichkeit der zentralen Lagerhaltung im Vergleich zu anderen Versorgungskonzepten zutreffend nur durch die genaue Erfassung aller Kosten der zentralen Lagerhaltung und durch die Ergebnisse konkreter Ausschreibungen alternativer Versorgungskonzepte ermittelt werden kann. Dabei müssen evtl. auch die Kostenvorteile von Verwaltungsleistungen berücksichtigt werden, die Lieferanten ggf. erbringen. Schließlich ist bei der Feststellung der Wirtschaftlichkeit auch die organisatorische und strukturelle Situation der jeweiligen Universität zu berücksichtigen.

5.1 Empfehlungen

Der RH empfiehlt

• zwei Universitäten, ihre zentralen Materiallager, die nach Auffassung des RH unwirtschaftlich sind, aufzulösen und die Belieferung der wissenschaftlichen Einrichtungen über Rahmenverträge zu organisieren, aus denen der Bedarf abgerufen werden kann,

• zwei Universitäten, alternative Versorgungskonzepte auszuschreiben (A-B-C-Ausschreibung) und danach - unter Einbeziehung aller Kosten - zu entscheiden, welches Versorgungskonzept das Günstigste ist.

6 Gemeinsame Beschaffung

6.1 Gemeinsame Beschaffung durch die Regierungspräsidien

Im Interesse einer sparsamen und wirtschaftlichen Verwaltung der Haushaltsmittel hat die Landesregierung am 21.08.1989 eine Anordnung über die Beschaffung in der Landesverwaltung (GABl. 1989 S. 1050) erlassen. In dieser Anordnung wird u. a. die gemeinsame Beschaffung von Bedarfsgegenständen durch das jeweils zuständige RP für die Dienststellen ihres Regierungsbezirks geregelt. Nach Nr. 2 der Beschaffungsanordnung unterliegen vor allem bestimmte Artikel des Geschäftsbedarfes sowie sonstiges Verbrauchsmaterial der gemeinsamen Beschaffung.

Die Universitäten können gemäß Nr. 4.2 der Beschaffungsanordnung ihren Bedarf grundsätzlich selbst beschaffen. Es wird ihnen jedoch empfohlen, nach Möglichkeit mit den Beschaffungsstellen des RP die Beteiligung an der gemeinsamen Beschaffung zu vereinbaren.

Nach den Erhebungen des RH beteiligt sich keine Universität uneingeschränkt an der gemeinsamen Beschaffung des jeweiligen RP. Sie nutzen die betreffenden Verträge aber von Fall zu Fall. Nur drei Universitäten melden der zentralen Beschaffungsstelle im gewissen Umfang ihren Bedarf; bei einer Universität umfasst diese Meldung regelmäßig nur etwa ein Fünftel bis ein Viertel ihres betreffenden Gesamtbedarfs; eine Universität schließt die mit der Bedarfsmeldung verbundene Verpflichtung zur Abnahme des gemeldeten Bedarfs aus.

Die nur bedingte bzw. geringe Beteiligung an der gemeinsamen Beschaffung hat insbesondere folgende Gründe:

• Die meisten zentralen Beschaffungsstellen der Universitäten sind nicht in der Lage, den Bedarf festzustellen, der über die gemeinsame Beschaffung gedeckt werden könnte. Der Bedarf ist nicht nach Art und Anzahl der Artikel für alle zentralen und dezentralen Beschaffungsstellen der Universitäten bekannt. Um ihn zu ermitteln, müssten alle Universitätseinrichtungen ihre einzelnen Lieferantenrechnungen auswerten. Die Lieferanten der gemeinsamen Beschaffung erstellen keine Auflistung der gekauften Waren getrennt nach Artikeln, Abnahmemengen und Besteller. Außerdem wollen die Universitäten die mit einer Bedarfsmeldung verbundene Abnahmeverpflichtung nicht eingehen.

• Die Universitäten wünschen eine direkte Lieferung an alle Verwendungsstellen und zwar auch bei Kleinstmengen, da sonst zusätzlicher Aufwand (Transport, Bestätigungen usw.) für die Verteilung der angelieferten Waren innerhalb der Universität entstehen würde. Diese Forderung spielt bei den Universitäten, anders als bei den Verwaltungsbehörden, eine große Rolle, da meist sehr viele Verwendungsstellen vorhanden sind und diese regelmäßig über ein größeres Gebiet verteilt sind.

• Das Warensortiment, für das sich an Universitäten Ausschreibungen und Rahmenverträge lohnen, umfasst weit mehr Artikel als für die gemeinsame Beschaffung vorgesehen sind. Einige Universitäten haben für ihren Geschäftsbedarf, der auch einen Teil des Lehrbedarfs einschließt, eigene Rahmenverträge abgeschlossen. Die Beschaffung aus einem Rahmenvertrag erleichtert besonders den selbst beschaffenden wissenschaftlichen Einrichtungen das Einkaufen. Typischerweise enthalten die Rahmenverträge nicht nur Preise, sondern auch Regelungen zum Bestellverfahren sowie Liefer- und Abrechnungskonditionen.

Die staatliche Beschaffung des Landes Baden-Württemberg wurde 1991 durch eine private Wirtschaftsberatungsgesellschaft untersucht. Die Untersuchung umfasste z. T. auch die universitäre Beschaffung. Im Abschlussbericht wurde u. a. empfohlen, die Hochschulen in die ressortübergreifende gemeinsame Beschaffung unter Beachtung bestimmter Einschränkungen einzubeziehen, da hierdurch um bis zu 20 % niedrigere Preise als bisher erzielt werden könnten. Begründet wurde dies mit einigen Preisbeispielen und vor allem mit der betriebswirtschaftlichen Erkenntnis, dass ein Anbieter bei steigender Nachfragemenge und Konkurrenz seinen Preis entsprechend den sinkenden durchschnittlichen Stückkosten reduzieren wird, sofern seine Preissenkungsgrenze noch nicht unterschritten ist.

Die allgemeine Annahme des Gutachters über die Beziehung von Abnahmemenge und Preis ist grundsätzlich zutreffend. Ob dies allerdings auch bei der Einbindung der universitären Beschaffungsvolumina in die gemeinsame Beschaffung zutrifft, ist indes nicht ohne weiteres und generell zu unterstellen. Dagegen spricht u. a., dass häufig auch bei getrennter Beschaffung der Regierungspräsidien und der Universitäten der von beiden erzielte erhebliche Rabatt von z. B. 50 % die Preisuntergrenze darstellen dürfte, weil die jeweiligen Volumina bereits eine entsprechende Größenordnung erreichen. Auch zeigte eine während der Untersuchung von den Universitäten Stuttgart und Tübingen sowie dem Klinikum Tübingen gemeinsam durchgeführte Ausschreibung von Kopiergeräten, dass Preisuntergrenzen bereits mit dem Beschaffungsvolumen einer Universität erreicht werden können.

Bei der Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der eigenständigen universitären Beschaffung ist außerdem zu berücksichtigen, dass die Rahmenverträge der Universitäten sehr viel mehr Produkte und damit für bedeutend mehr Artikel günstigere Preise umfassen als die der Regierungspräsidien. Ob die Rahmenvertragspreise der Universitäten für diese weiteren Produkte außerhalb der Rahmenverträge der Universitäten erzielbar wären, ist zu bezweifeln. Für eine valide Wirtschaftlichkeitsbetrachtung müssten außerdem die tatsächlich beschafften Mengen der einzelnen Artikel bekannt sein. Weder die Verträge der gemeinsamen Beschaffung noch die der Universitäten (Ausnahme: Ulm) sehen vor, dass die Lieferanten die Artikelstruktur für bestimmte Beschaffungszeiträume mitzuteilen haben. Aus den vorliegenden Daten kann daher nicht mit hinreichender Zuverlässigkeit geschlossen werden, dass eine Beteiligung der Universitäten an der gemeinsamen Beschaffung allgemein vorteilhafter ist. Eine obligatorische Einbindung der Hochschulen in diese Beschaffung ist deshalb nicht geboten. Die Universitäten können jedoch mit hoher Wahrscheinlichkeit für einige Bedarfsbereiche durch eine noch konsequentere Standardisierung als bisher weitere Einsparungen erzielen.

Das WM ist derzeit mit der Reform der zentralen Beschaffung in der Landesverwaltung befasst. Es ist u. a. beabsichtigt, die Aufgaben der gemeinsamen Beschaffung von den Regierungspräsidien auf das Logistikzentrum der Polizei (LZP) zu übertragen. Die dadurch möglicherweise initiierten Veränderungen konnten in dieser Untersuchung noch nicht berücksichtigt werden.

6.2 Zusammenarbeit der Hochschulen bei der Beschaffung

Die zentralen Beschaffungsstellen der Universitäten tauschen ihre Beschaffungsdaten (Preise, Konditionen, Mengen, Verfahren) nicht systematisch untereinander aus. Nur in Einzelfällen und meist nur auf bestimmte Universitäten beschränkt findet eine Zusammenarbeit und ein entsprechender Informationsaustausch zwischen den für Beschaffung zuständigen Mitarbeitern statt. Bei den örtlichen Erhebungen des RH wurden jedoch immer wieder meist universitätsspezifische Produkte - wie z. B. Gase, Filter u. dgl. - genannt, die nach Auffassung der Einkäufer kostengünstiger erworben werden könnten, wenn mehrere Universitäten gemeinsam einkaufen würden. Dies gilt insbesondere für räumlich nahe beieinander liegende Universitäten.

Die Universitäten sollten künftig mehr als bisher zusammenarbeiten, indem sie systematisch ihre Beschaffungsinformationen austauschen und immer wieder prüfen, ob ein gemeinsamer Einkauf vorteilhafter als die gesonderte Beschaffung ist. Welche Produkte sich hierfür eignen, können die Einkäufer der Universitäten auf Grund ihrer Erfahrungen am besten selbst entscheiden.

Der RH empfiehlt,

• den regelmäßigen Informationsaustausch zwischen den Universitäten über die im Rahmen ihres strategischen Beschaffungsmanagements gewonnenen Erkenntnisse, insbesondere über Lieferanten und Konditionen durch geeignete Formen der Zusammenarbeit sicherzustellen und gemeinsame Ausschreibungen für die Produkte durchzuführen, für die hierdurch günstigere Preise bzw. Konditionen erzielt werden können.

6.3 Gemeinsame Beschaffung von DV-Zubehör

Die Hochschulen haben ihren Bedarf an DV-Zubehör und DV-Verbrauchsartikeln über das Universitätsklinikum Freiburg (zentrale DV-Beschaffung des Klinikrechenzentrums) zu beschaffen. Die Wirtschaftlichkeit dieses Verfahrens ist unter den Beteiligten nicht unbestritten. Auf Anfrage des MWK, ob sich die gemeinsame Beschaffung bewährt habe, verwies die Universität Freiburg auf die Besonderheiten des DV-Zubehörmarktes und regte an, diese gemeinsame Beschaffung aufzugeben. Konkret wurden hierfür u. a. folgende Gründe genannt:

• Immer weniger Firmen seien bereit, Festpreise für ein Jahr zu vereinbaren;

• die schnelle technische Entwicklung auf dem Hardware-Sektor habe zur Folge, dass laufend neue Geräte und damit neues Zubehör und Verbrauchsmaterial auf den Markt kämen, das in der Ausschreibung nicht berücksichtigt werden konnte, obwohl im Ausschreibungszeitraum ein Bedarf bestünde;

• während der Ausschreibungsphase neu aufgenommene Artikel verlören während des Ausschreibungszeitraumes häufig so stark an Wert, dass eine Abnahme durch die Bedarfsstellen völlig unwirtschaftlich wäre. Als Beispiel wurden CD-Rohlinge genannt, deren Preis während eines Ausschreibungszeitraumes von 7,85 DM auf 1,79 DM gefallen sei.

Obwohl die genannten Probleme im DV-Bereich bestehen, könnten diese anders als durch Verzicht auf die gemeinsame Beschaffung gelöst werden. Nach Einschätzung des RH lässt sich anhand der bisherigen Erfahrungen feststellen, bei welchen Produkten die genannten Preisentwicklungsprobleme bestehen. Für diese könnte z. B. versucht werden, Preisgleitklauseln zu vereinbaren. Außerdem könnte das Klinikrechenzentrum von Verwaltungsaufwand entlastet werden, wenn die Bedarfsmeldung nicht wie bisher manuell, sondern generell durch Datenaustausch online oder mit DV-Datenträger erfolgen würde. Um auf die Bedarfsmeldung bisheriger Art verzichten zu können, sollte schließlich versucht werden, mit den Lieferanten zu vereinbaren, dass sie für bestimmte Zeiträume eine nach Artikeln, Abnahmemengen und Besteller geordnete Auswertung erstellen. Die Frage, ob es nicht wirtschaftlicher wäre, wenn die Hochschulen das DV-Verbrauchsmaterial über die gemeinsame Beschaffung bei den Regierungspräsidien einkaufen, ist auch hierbei nicht eindeutig zu beantworten. Ähnlich wie bei den Büroartikeln können auch hier die jeweils beschafften Produkte nur bedingt verglichen werden. Die Regierungspräsidien schreiben nur Nichtmarkenprodukte aus, das Klinikrechenzentrum dagegen überwiegend nur Markenprodukte, wobei das Klinikrechenzentrum z. T. für Markenprodukte günstigere Preise erzielt als das Regierungspräsidien für Nichtmarkenprodukte.

Der RH empfiehlt,

• vor einer Entscheidung über die Beendigung der gemeinsamen DV-Verbrauchsartikelbeschaffung durch das Rechenzentrum des Universitätsklinikums Freiburg sorgfältig zu prüfen, ob dieses Verfahren unter geänderten Bedingungen nicht doch wirtschaftlicher ist als die Eigenbeschaffung der Universitäten bzw. die Beteiligung an der gemeinsamen Beschaffung bei den Regierungspräsidien,

• bei Fortführung der gemeinsamen DV-Verbrauchsartikelbeschaffung

• zu prüfen, inwieweit Nichtmarkenprodukte den erforderlichen Qualitätsansprüchen genügen und bei günstigeren Preisen nur solche in den Rahmenvertrag aufzunehmen,

• die Bedarfsmeldung auf elektronische Datenträger umzustellen und mit den Lieferanten, soweit dies möglich ist, zu vereinbaren, dass diese Auswertungen über die Beschaffungsstruktur bereitstellen.

7 Stellungnahme des Ministeriums

Das MWK und die Universitäten teilen die grundsätzlichen Auffassungen des RH, insbesondere hinsichtlich der aufbau- und ablauforganisatorischen Einpassung des Beschaffungswesens in die unterschiedlichen Strukturen (dezentral/zentral) der Universitäten.

Zur Aufgabenwahrnehmung vertritt das MWK die Auffassung, dass für die vom RH empfohlene Ausweitung der strategischen Beschaffung umfassende Kennzahlen erforderlich seien. Deshalb sollten hierzu die im Projekt „Neue Steuerungsinstrumente“ gewonnenen Erfahrungen abgewartet werden. Die Standardisierung bei der Beschaffung von wissenschaftlichen Geräten sei nur eingeschränkt möglich, da diese Geräte in der Regel einem schnellen technischen Wandel unterliegen. Ferner könne der Bedarf auf Grund der schwer vorhersehbaren Bedürfnisse im Forschungsbereich nur sehr grob vorausgeplant werden.

Die Empfehlungen des RH zu den Arbeitsabläufen, insbesondere zu den internen Verrechnungen, sollen bei Einführung neuer Haushaltssysteme berücksichtigt werden. Die Erfahrungen der Universität Heidelberg, die zz. ein neues System einführt, sollen vor generellen organisatorischen Änderungen abgewartet werden.

Zur Lagerhaltung beabsichtigen zwei Universitäten, die alternative Versorgung mit Verbrauchsgütern erneut zu überprüfen. Eine andere Universität legt eine Alternativrechnung vor, wonach die Versorgung mit Verbrauchsgütern über ein zentrales Lager kostengünstiger sein soll. Eine Ausschreibung liegt dem allerdings nicht zu Grunde.

Die Universitäten haben den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit ihrer zentralen Beschaffungsstellen mittlerweile verstärkt und auch Rahmenverträge mit Teilnahmerechten anderer Universitäten abgeschlossen. Die gemeinsame Beschaffung des DV-Verbrauchsmaterials durch das Klinikrechenzentrum des Universitätsklinikums Freiburg wird weitergeführt und das Verfahren zz. vereinfacht.

8 Schlussbemerkung

Das MWK und die Universitäten sind somit grundsätzlich bereit, die Empfehlungen des RH - soweit die einzelnen Universitäten davon betroffen sind - umzusetzen, wenn auch z. T. noch die Erfahrungen des Projektes „Neue Steuerungsinstrumente“ und die der Einführung eines integrierten betriebswirtschaftlichen DV-Programms an der Universität Heidelberg abgewartet werden sollen.

Zu den Arbeitsabläufen hat der RH Empfehlungen gegeben, die unabhängig von den Erfahrungen mit neuen Haushaltssystemen und mit geringem Aufwand eingeführt werden können. Mit ihrer Umsetzung sollte nicht zugewartet werden.

Hinsichtlich der Lagerhaltung geht der RH davon aus, dass die Prüfung alternativer Versorgungen mit Verbrauchsgütern alsbald erfolgt und Entscheidungen über die Lagerhaltung nur auf Grund von sachgerechten Ausschreibungen erfolgen.