Organisationsuntersuchung bei den Regierungspräsidien des Landes

24.03.2009

• Bei den vier Regierungspräsidien sind 9.271 Mitarbeiter beschäftigt. Dies entspricht 8.286 Vollzeit- äquivalenten (VZÄ). Um die Steuerungs- und Unterstützungsleistungen erledigen zu können, werden 1.827 VZÄ (22 %) benötigt. Dabei fallen Kosten in Höhe von 129 Mio. Euro/Jahr an.
• Der Rechnungshof hat den Aufwand für die Steuerungs- und Unterstützungsleistungen durch Zeitschätzungen der Mitarbeiter erhoben. Er führte die Untersuchung parallel in allen vier Regierungspräsidien durch und bildete exemplarische Kennzahlen für etliche Teilaufgaben. Somit liegen erstmals steuerungsrelevante, aussagefähige und vergleichbare Kennzahlen für die untersuchten Aufgaben vor. Daraus lassen sich Optimierungspotenziale erkennen.
• Die Regierungspräsidien haben im Vergleich zu Untersuchungen bei anderen Behörden bessere Kennzahlen erzielt. Jedoch lassen die teils erheblichen Unterschiede bei den Kennzahlenvergleichen darauf schließen, dass das Personal effektiver und effizienter eingesetzt werden könnte.
• Die Regierungspräsidien haben die Ergebnisse des Kennzahlenvergleichs konstruktiv aufgenommen und interne Arbeitsgruppen gebildet. Sie sollten der Frage nachgehen, weshalb gleichartige Aufgaben in den einzelnen Regierungspräsidien mit unterschiedlichem Aufwand wahrgenommen werden. Im Fokus stand die Frage, welche Prozesse, Arbeitsweisen und Rahmenbedingungen bei den sogenannten Besten das Ergebnis positiv beeinflussen. Erste Ergebnisse und Vorschläge dieser Vergleichsforen liegen vor und werden bereits genutzt, um die Abläufe zu optimieren.
• Intensiver betrachtet hat der Rechnungshof die Aufgabenbereiche Postein- und Postausgang sowie die Registraturen. Hier sind 415 Mitarbeiter mit 232 VZÄ eingesetzt. Die Kosten liegen bei 14 Mio. Euro/Jahr. Dabei wurden große Spannweiten bei den Kosten je Postfall und je Registraturfall festgestellt.
• Die für die Untersuchung der Steuerungs- und Unterstützungsleistungen eingesetzte Methodik wurde auch angewendet, um alle Aufgaben der Abteilung 7 Schule und Bildung zu untersuchen. Von den in allen Abteilungen 7 eingesetzten 757 Mitarbeitern nehmen 108 VZÄ pädagogische Fachaufgaben wahr. 1/3 aller Mitarbeiter verwalten die Personalangelegenheiten der 120.000 Lehrer an öffentlichen Schulen und 17.500 Lehrer an Privatschulen. Auf einen Mitarbeiter aus der Personalverwaltung der Abteilung 7 kommen dabei 836 Grund-, Haupt-, Real- und Sonderschullehrer. Für Lehrer an Gymnasien und Beruflichen Schulen ist die Betreuungskennzahl niedriger: Ein Mitarbeiter erledigt hier die Personalangelegenheiten von 566 Lehrern. Durchschnittlich kostet die personelle Betreuung eines Lehrers 385 Euro/Jahr.
• Trotz guter Kennzahlen haben die detaillierten Aufgabenanalysen Optimierungspotenziale in allen untersuchten Bereichen aufgezeigt. Sie liegen bei den Steuerungs- und Unterstützungsleistungen (ohne Registraturen, Poststellen) bei 70 VZÄ, bei den Registraturen und Poststellen bei 37 VZÄ. Bei den Aufgaben der Abteilungen 7 hat sich allein für den Aufgabenbereich Personal ein weiteres Potenzial von 16 VZÄ lokalisieren lassen. Das ermittelte Optimierungspotenzial berücksichtigt nicht die qualitativen Aspekte der Aufgabenerledigung, örtliche und sachliche Rahmenbedingungen sowie Vor-OrtAufgaben. Diese Kriterien müssen im Laufe des weiteren Organisationsentwicklungsprozesses mit bewertet werden.
• Die aufgezeigten Optimierungspotenziale können dazu genutzt werden, Stelleneinsparauflagen gezielter erbringen zu können. Mit den für die Steuerungs- und Unterstützungsleistungen, die Poststellen, Registraturen und einer ersten Fachabteilung erarbeiteten Kennzahlen lässt sich der „Tanker Regierungspräsidium“ in Zukunft besser und effizienter steuern. Ziel bleibt, für alle Fachabteilungen der Regierungspräsidien valide und aussagekräftige Kennzahlen zur Steuerung des Personaleinsatzes zu erarbeiten und weitere Optimierungen durch Prozess- und Aufgabenanalysen zu erreichen.