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Organisation der Landesministerien kann weiter optimiert werden

  • Steuerungs- und Unterstützungsleistungen sind personal- und kostenintensiv
  • Kosten der Wahrnehmung dieser Querschnittsaufgaben liegen bei rd. 213 Mio. DM im Jahr
  • Benchmarking zeigt für die weitere Personalentwicklung ein Steuerungspotential von mindestens 175 Stellen auf
  • Neue Wege bei der Analyse: Untersuchung ist das Ergebnis eines gemeinsamen Vorgehens von Rechnungshof und Innenministerium
  • Untersuchung unterstützt die Ministerien bei ihren eigenen Bemühungen um weitere Verbesserungen ihrer Strukturen

31.10.2001 Karlsruhe. Die Organisation der Landesministerien kann weiter optimiert werden. In den Ministerien des Landes wird eine jährliche Arbeitszeit von insgesamt rd. 2 640 000 Stunden für Steuerungs- und Unterstützungsleistungen benötigt. Dies entspricht rd. 1 600 Vollzeitstellen. Jährlich fallen dabei Kosten von rd. 213 Mio. DM an. Der Vergleich der Minsterien untereinander im Rahmen eines Benchmarkings der Querschnitsaufgaben zeigt ein Optimierungspotential von mindestens 175 Personalstellen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Untersuchung, die jetzt vom Rechnungshof Baden-Württemberg vorgestellt wurde.

Mit dieser Untersuchung hat der Rechnungshof bundesweit erstmals einen neuen Weg beschritten. Sie wurde als ein mit dem Innenministerium Baden-Württemberg gemeinsam entwickeltes Projekt im Rahmen der Verwaltungsreform durchgeführt. Auf der Grundlage von Erhebungen vor Ort soll das Projekt den Ministerien Rat für eine noch effizientere und effektivere Gestaltung der Steuerungs- und Unterstützungsleistungen geben. Ferner sollen die Ergebnisse dafür sorgen, dass die Ministerien den Weg einer wirtschaftlicheren Selbstorganisation unter den Bedingungen der Neuen Steuerung weiterverfolgen. Von den in den untersuchten Ministerien tätigen 3 052 Bediensteten waren insgesamt 1 972 Mitarbeiter in schriftliche Befragungen einbezogen; dies entspricht rd. 65 %.

Gegenstand der Untersuchung waren die Querschnittsaufgaben der Ministerien, also alle Steuerungs- und Unterstützungsleistungen, die zur Erfüllung der Fachaufgaben erforderlich sind. Einbezogen waren auch die mit Fachaufgaben betrauten Organisationseinheiten, soweit dort solche Querschnittsaufgaben wahrgenommen werden. Um diese standardisiert untersuchen und auswerten zu können, hat der Rechnungshof in Abstimmung mit den Ministerien einen entsprechenden Aufgabenkatalog entwickelt. Dieser umfasst folgende Bereiche: Zentrale Steuerung, Organisation, Innerer Dienst, Personal, Haushalt sowie Einsatz von Informations- und Kommunikationstechnik (IuK). Nicht untersucht wurden hingegen die Fachaufgaben. Auf Grund der Untersuchung konnten Kennzahlen für die einzelnen Aufgabenfelder gebildet werden, die Vergleiche zwischen den Ministerien zulassen (Benchmarking). Damit besteht die Möglichkeit, zukünftig den Personaleinsatz noch gezielter zu steuern.

In den Ministerien entsteht, wie die Untersuchung zeigt, für die Steuerungs- und Unterstützungsleistungen ein Arbeitsaufwand von rd. 2 640 000 Stunden jährlich. Dies entspricht rd. 1 600 Mitarbeitern, die vollzeit beschäftigt und mit der Wahrnehmung solcher Aufgaben betraut sind. Kosten von rd. 213 Mio. DM fallen dafür an. Davon wird ein Drittel, also rd. 73 Mio. DM für die vielfältigen Leistungen des Inneren Dienstes aufgewendet. Auf die Bereiche Personal und Zentrale Steuerung entfallen 38 bzw. 36 Mio. DM; für organisatorische Aufgaben wird mit insgesamt 15 Mio. DM am wenigsten aufgewendet.

Schwerpunkt des Kostenaufwandes ist der Innere Dienst, der für das jeweilige Ministerium z.B Schreib- und Assistenzdienste, Haus- und Botendienste erbringt und u.a. auch die Registraturen betreut. Für die Wahrnehmung dieser Dienste werden insgesamt 1 181 800 Stunden aufgewendet, was rd. 714 Stellen entspricht. Ausgehend vom jeweilen Zeitaufwand entfallen bei den Ministerien insgesamt auf die Aufgaben der Zentralen Steuerung 189,5 Stellen, von IuK 67,3 Stellen, der Personalangelegenheiten 55,2 Stellen sowie der Organisation und des Haushaltswesens zusammen rd. 102 Stellen.

Für die einzelnen Bereiche der Querschnittsaufgaben konnten aufgrund der Untersuchung recht unterschiedliche Leistungsbeziehungen festgestellt werden. Allein auf die für die Ministerien jeweils selbst erbrachten Steuerungs- und Unterstützungsleistungen entfallen 1 867 800 Stunden, was 1 128 Stellen entspricht. Dies führt zu einem jährliche Gesamtaufwand von rd 137 Mio. DM. Dabei sind die Aufwendungen in den Ministerien unterschiedlich; die Kosten für interne Leistungen je Stelle bewegen sich zwischen 40 000 DM und 58 000 DM.

Ein Vergleich der untersuchten Ministerien in den einzelnen Feldern der Querschnittsaufgaben mit dem jeweils günstigsten Wert der Aufgabenwahrnehmung hat ergeben, dass bei der Steuerung der Entwicklung des Personalbestandes ein Optimierungspotential von mindestens 175 Stellen besteht. Dieses Potential ist allerdings nicht mit einer in den untersuchten Bereichen konkret einzusparenden Stellenzahl gleichzusetzen, da ein rein aufwand- und kostenorientiertes Benchmarkingergebnis zu kurz greift. Es stellt jedoch einen Ausgangswert dar, bei dessen näherer Analyse zusätzlich die jeweiligen Besonderheiten der Ministerien und die mit dem Mitteleinsatz zusammenhängenden Rahmenbedingungen, die erreichte Qualität und die erzielten Ergebnisse mitberücksichtigt werden müssen. Dabei ist auch zu beachten, dass sich in den untersuchten Bereichen aufgrund der Stelleneinsparprogramme des Landes die Ausgangsdaten mittlerweile verändert haben.

Die Befragung der Mitarbeiter ergab, dass bei den Ministerien bei der Aufgabenwahrnehmung - ohne Berücksichtigung des Inneren Dienstes - ein deutlicher Schwerpunkt mit 32 % in der Einzelfallbearbeitung liegt. Auf konzeptionelle Tätigkeiten entfallen demgegenüber 25 %. Dieses Ergebnis gibt Anlass, die Querschnittsaufgaben in ihrem Bestand zu hinterfragen und sie stärker auf den konzeptionellen Bereich zurückzuführen.

Die Untersuchung gibt den Ministerien nach Einschätzung des Rechnungshofs methodische Hilfen und einen sachgerechten Orientierungsrahmen, in dem sie ihre bisherigen Bemühungen, die Aufgabenerfüllung im Querschnittsbereich zu verbessern und noch effizienter zugestalten, fortsetzen können.