Vertretung des Landes Baden-Württemberg beim Bund [Beitrag Nr. 9]

Die Vertretung des Landes beim Bund in Berlin muss ihre Dienstwagenflotte aufgrund der niedrigen Fahrleistung verkleinern. Für eine App ohne echten Nutzen 112.000 Euro auszugeben, war weder wirtschaftlich noch sparsam.

1 Ausgangslage

Die Landesvertretung ist dem Staatsministerium zugeordnet. Leiter ist der Minister für Bundesrat, Europa und internationale Angelegenheiten. Die Landesvertretung hat die Aufgabe, die Bundesratsarbeit des Landes zu koordinieren und zu unterstützen. Sie repräsentiert Baden-Württemberg am Sitz des Deutschen Bundestags und der Bundesregierung. Außerdem pflegt sie die Kontakte zu den dort ansässigen Institutionen aus dem In- und Ausland.

Die Landesvertretung gab 2015 insgesamt 6,5 Mio. Euro aus und nahm 1,6 Mio. Euro ein. Ihr standen 53,5 Stellen zur Verfügung.

2 Prüfungsergebnisse

2.1 Dienstfahrzeuge

Die Landesvertretung hatte 2014 insgesamt fünf Dienstfahrzeuge geleast: Zwei Wasserstofffahrzeuge als Ministerpräsidentenfahrzeuge, ein Dieselfahrzeug als Ministerfahrzeug und zwei Elektrofahrzeuge. Sie zahlte Leasingraten von insgesamt 23.465 Euro. Daneben fielen Ausgaben von insgesamt 3.282 Euro an.

Bis zur Anschaffung der Elektrofahrzeuge hatte die Landesvertretung drei Dienstfahrzeuge. Die Elektrofahrzeuge leaste sie als Testfahrzeuge im Rahmen eines Pilotprojekts zur Elektromobilität. Die Leasingverträge wurden für die Dauer von fünf Jahren geschlossen. Die Anschaffung erfolgte nicht aufgrund eines zusätzlichen Bedarfs. Die Elektrofahrzeuge wurden zum großen Teil für private Heimfahrten nach dienstlichen Abendveranstaltungen genutzt, was gemäß einer Dienstvereinbarung bei Dienstschluss nach 22 Uhr zulässig ist.

Ein Elektrofahrzeug konnte die Landesvertretung seit Juli 2014 unfallbedingt nicht mehr nutzen. Hierfür beschaffte sie im August 2015 ein weiteres Dieselfahrzeug, um gelegentliche Transportfahrten durchzuführen. Gelegentliche Transportfahrten im Zusammenhang mit Veranstaltungen rechtfertigen nicht die Anschaffung eines zusätzlichen Fahrzeugs.

Der Leasingvertrag des zweiten Elektrofahrzeugs lief 2015 aus. Die Landesvertretung leaste im Anschluss ein neues Elektrofahrzeug mit einer Vertragslaufzeit von 36 Monaten. Hierfür erhielt sie aus Mitteln der Landesinitiative „Elektromobilität II“ Förderleistungen von 3.527 Euro.

Die Laufleistung aller eingesetzten fünf Dienstfahrzeuge betrug 2014 insgesamt 20.277 km. Durchschnittlich war jedes Dienstfahrzeug 4.055 km gefahren. Diesen Durchschnittswert überschritt lediglich das Dieselfahrzeug mit 7.228 km. Die Gesamtlaufleistung der Fahrzeuge ist somit sehr gering.

Auch die zeitliche Auslastung der Fahrzeuge ist eher unterdurchschnittlich. Betrachtet auf ein Kalenderjahr (365 Tage) waren die Fahrzeuge an 222 Tagen in Bewegung, an 143 Tagen standen sie still. Heruntergebrochen auf die Anzahl der im Einsatz befindlichen Fahrzeuge waren an 61 Tagen ein Fahrzeug, an 59 Tagen zwei Fahrzeuge, an 55 Tagen drei Fahrzeuge, an 43 Tagen vier Fahrzeuge und an 4 Tagen fünf Fahrzeuge im Einsatz. Inwieweit Fahrten zu gleichen Zeiten stattfanden, war aufgrund fehlender Angaben im Fahrtenbuch nicht auswertbar.

Das Verhältnis zwischen Laufleistung und den tatsächlichen Gesamtausgaben für Betankung, Kraftfahrzeugsteuer und Leasingraten ist in Tabelle 1 dargestellt.

Beitrag Nr. 9 Tabelle 1

Inwieweit die berechneten Kilometerpreise bei den Elektrofahrzeugen realistisch sind, kann aufgrund der fehlenden Ausgaben für die Betankung mit Strom nicht näher beurteilt werden.

2.2 App der Landesvertretung beim Bund

Die Landesvertretung hat 2015 ihren Medienauftritt erweitert und die App „LvBW Berlin“ geschaltet. Der Nutzer hat die Möglichkeit, vor Ort das Gebäude der Landesvertretung mittels eines kommentierten Rundgangs kennenzulernen. Die App enthält auch Informationen zur Landespolitik (z. B. Video-Informationen zu Bundesratssitzungen) sowie einen Blick ins Land (z. B. Quiz). Des Weiteren enthält sie Informationen zu Veranstaltungen, Gästehaus und Raumangebot der Landesvertretung.

Der Auftrag wurde nach einem Teilnahmewettbewerb freihändig vergeben. Für die Erstellung der App „LvBW Berlin“ entstanden 2014 und 2015 folgende Ausgaben.

Beitrag Nr. 9 Tabelle 2

Für die Erstellung und die Inbetriebnahme der App „LvBW Berlin“ fielen bisher 94.310 Euro an. Unberücksichtigt in der dargestellten Berechnung ist die zum Prüfungszeitpunkt noch nicht geltend gemachte Schlussrechnung von 17.850 Euro. Damit belaufen sich die Ausgaben auf insgesamt 112.160 Euro.

Die App wurde bei der Stallwächterparty 2015 präsentiert. Hierfür beschaffte die Landesvertretung zehn iPhone 6-Geräte für 2.519 Euro im Rahmen bestehender Mobilfunkverträge. Von den zu Präsentationszwecken eingesetzten zehn Mobilgeräten waren zum Prüfungszeitpunkt drei als Tauschgeräte im Einsatz. Die restlichen sieben Geräte lagen auf Halde.

Seit Inbetriebnahme (Sommer 2015) wurde die App insgesamt 100-mal heruntergeladen (Stand: 05.11.2015). Es gab nur einen einzigen Kommentar der Nutzer zur App.

Diese Ausgaben für die App sind weder wirtschaftlich noch sparsam. Die Funktionen der App haben keinen relevanten Mehrwert im Verhältnis zur Homepage. Die Nutzung neuer Kommunikationsformen sollte kein Selbstzweck sein. Sie hat sich stets am Bedarf für die Erfüllung öffentlicher Aufgaben zu orientieren. Die Wirtschaftlichkeit ist stets zu prüfen.

Auch die Beschaffung von zehn hochwertigen Smartphones zu Präsentationszwecken war weder wirtschaftlich noch sparsam. Die App hätte auch mit bereits vorhandenen dienstlichen Smartphones auf der Stallwächterparty präsentiert werden können.

2.3 Veranstaltungen

Die Landesvertretung gliedert Veranstaltungen in ihren Räumen in Eigenveranstaltungen, Landesveranstaltungen, Veranstaltungen des Staatsministeriums und Fremdveranstaltungen. Der Anteil der Eigenveranstaltungen lag 2014 bei 60 Prozent. Dies waren 501 der insgesamt 835 Veranstaltungen. Darin enthalten waren zum Beispiel auch 104 Besprechungen und zwölf Vorstellungsgespräche. Der Anteil der Fremdveranstaltungen betrug 31 Prozent. Die Veranstaltungen der Landesverwaltung und des Staatsministeriums hatten einen Anteil von zusammen 9 Prozent. Die Verteilung der Veranstaltungsarten schwankte jährlich.

Nach der Landeshaushaltsrechnung wurden 2014 für Veranstaltungen 965.300 Euro ausgegeben. Nach Abzug der Einnahmen für die Ausrichtung von Veranstaltungen in der Landesvertretung von 905.700 Euro ergab sich ein Nettoaufwand von 59.600 Euro. Personal- oder sonstige kalkulatorische Kosten sind dabei nicht berücksichtigt. Die Entwicklung des Saldos der Einnahmen und Ausgaben für Veranstaltungen seit 2006 ist in nachfolgender Abbildung dargestellt.

Beitrag Nr. 9 Abbildung

2008, 2012 und 2013 schaffte es die Landesvertretung, einen Überschuss bei den variablen Kosten (Sachkosten) zu erzielen. 2013 lag der Überschuss bei 245.700 Euro. Die höchsten Mehrausgaben hatte die Landesvertretung 2009 mit 221.500 Euro. Ein durchgängiger Trend ist nicht zu erkennen.

Die Landesvertretung überwacht für jede Veranstaltung die Gesamteinnahmen und -ausgaben an Hand einer Controlling-Liste. Danach nahm die Landesvertretung 2014 bei den Fremdveranstaltungen 623.850 Euro ein. Die variablen Kosten beliefen sich auf 336.390 Euro. Die nicht unmittelbar zuordenbaren Fixkosten lagen im Veranstaltungsbereich bei 1.373.994 Euro. Somit entstand 2014 bei Berücksichtigung der Fixkosten eine Unterdeckung von 1.037.604 Euro. Die Landesvertretung deckte selbst bei den Fremdveranstaltungen die entstandenen Ausgaben nicht.

Die Unterdeckung kann sowohl auf zu niedrige Aufschläge bei den variablen Kosten als auch auf die Höhe der Fixkosten zurückzuführen sein. Die Fixkosten berechnet die Landesvertretung auf der Basis einer Berechnung aus dem Jahr 2006. Darin werden Werte für die Bewirtschaftungskosten, Eigenpersonalkosten und für die kalkulatorischen Kosten sowie Formeln für die Berechnung der Kosten festgelegt. Die Formeln und Werte sind bis heute unverändert.

2.4 Aufbau und Struktur der Landesvertretung

Die Landesvertretung besteht aus zwei Abteilungen mit jeweils vier Referaten. Fünf von acht Referaten haben weniger als vier Mitarbeiter. Zwei Referate weisen dagegen eine hohe Zahl von Mitarbeitern auf. Nach allgemeinen Organisationsgrundsätzen sollte ein Referat bei einer obersten Landesbehörde eine aufgabenadäquate Leitungsspanne umfassen.

2.5 Gästehaus

Die Landesvertretung hat die Auslastung des Gästehauses seit 2002 von 32 Prozent auf bis zu 52 Prozent gesteigert. 2014 lag sie bei 48 Prozent. Die Einnahmen sind deutlich gestiegen. Insbesondere durch die Einführung von Pauschalangeboten ist das Gästehaus jetzt auch in sitzungsfreien Zeiten gut frequentiert. Die Preise für die Gästezimmer wurden zuletzt zum 01.01.2013 angepasst.

3 Empfehlungen

3.1 Dienstfahrzeugflotte verkleinern

Die Landesvertretung sollte ihre Dienstfahrzeugflotte am tatsächlichen Bedarf ausrichten. Die Flotte sollte auf drei Fahrzeuge verkleinert werden. Sofern aus Image- oder Umweltgründen ein weniger wirtschaftliches Fahrzeug ausgewählt wird, sind die Mehrkosten aus hierfür bereitstehenden Mitteln (zum Beispiel Förderung der Elektromobilität) zu decken.

3.2 App der Landesvertretung abschaffen

Für die App sind keine weiteren Haushaltsmittel bereit zu stellen.

3.3 Veranstaltungsreglement erstellen

Die Landesvertretung sollte ein Veranstaltungsreglement erstellen, das die Veranstaltungsarten, die Erhebung von Kosten und Ausnahmen hiervon umfasst. Dies würde eine einheitliche Handhabung verfestigen. Die Kategorisierung der Veranstaltungen ist anzupassen.

Innerhalb der Veranstaltungsart Eigenveranstaltungen finden sich viele Besprechungen und Termine, die üblicherweise nicht unter den Begriff „Veranstaltungen“ subsummiert werden. Solche Termine sind nicht in die Kennzahlen zum produktorientierten Haushalt aufzunehmen.

Für große Eigenveranstaltungen und alle Fremdveranstaltungen sollten Kostenstellen im Haushaltsmanagementsystem eingerichtet werden. Damit würde bereits aus der Buchhaltung transparent, ob die Sachkosten der Veranstaltungen kostendeckend sind.

Die Landesvertretung muss bei Fremdveranstaltungen, die nicht im Landesinteresse liegen, kostendeckende Einnahmen erzielen. Damit dies möglich wird, sind die Preise regelmäßig zu überprüfen.

3.4 Struktur der Landesvertretung hinterfragen

Der Zuschnitt der Referate der Landesvertretung, die zum Teil eine sehr geringe Leitungsspanne aufweisen, sollte hinterfragt werden. Wenn grundsätzlich an der Struktur festgehalten werden soll, dann könnten Referate zusammengelegt werden.

3.5 Gästehaus kostendeckend führen

Die Mietpreise und Zuschläge sollten unter Berücksichtigung der ortsüblichen Preise in regelmäßigen Abständen neu berechnet werden.

4 Stellungnahme der Landesvertretung

Die Landesvertretung hat mitgeteilt, der hohe Bestand an Dienstfahrzeugen gehe wesentlich auf ein Pilotprojekt zur Förderung der Elektromobilität zurück. Sie wird die Empfehlung, die Zahl der Fahrzeuge und die Struktur des Fuhrparks zu überprüfen, aufgreifen.

Weiter führt die Landesvertretung aus, die Beschaffung der neuen Smartphones sei für die Präsentation der App lediglich vorgezogen worden. Die vorhandenen iPhone 4-Geräte hätten die neue App nicht umfassend darstellen können. Die zur Präsentation beschafften Mobilgeräte seien zwischenzeitlich in den allgemeinen Dienstbetrieb überführt worden.

Außerdem weist sie darauf hin, dass hinsichtlich der Kostenstruktur bei Veranstaltungen die Fixkosten der Landesvertretung grundsätzlich anders und höher zu Buche schlagen, als dies bei einem reinen Zweckgebäude der Fall wäre. Die Landesvertretung hat angekündigt, eine überarbeitete Kosten- und Leistungsrechnung einzuführen.

Die Hinweise zur Struktur der Landesvertretung werde sie bei weiteren organisatorischen Überlegungen einbeziehen.